市二中院推进无纸化办案及书记员集约化管理，促进审判体制机制改革与现代科技应用深度融合

编者按
司法体制改革和信息化建设是人民法院发展的“车之两轮、鸟之两翼”，是人民法院深刻的自我革命和变革。上海二中院在司法改革先行试点成果的基础上，进一步深化司法体制综合配套改革，集中推出无纸化办案、书记员集约化管理等改革举措，并以此为依托，着力推进审判体制机制改革与现代科技应用深度融合，促进审判方式转型和管理方式升级，取得初步成效。
近年来，上海二中院在司法改革先行试点成果的基础上，进一步深化司法体制综合配套改革，全面落实司法责任制，以体现改革新精神和契合时代新要求为导向，着力推进审判体制机制改革与现代科技应用深度融合。2018年下半年以来，集中推出无纸化办案、书记员集约化管理等改革举措，并以此为依托，优化资源配置，促进审判方式转型和管理方式升级，取得初步成效。
一、注入科技元素，试水无纸化新型办案
2019年1月，该院郭伟清院长担任审判长公开开庭审理了一起抢劫案件，以“推进以审判为中心的诉讼制度改革—上海刑事案件智能辅助办案系统”(即“206系统”)辅助庭审，标志着上海法院在全国率先将人工智能系统运用于庭审实践。中央政法委、市委政法委及本市各级政法机关，安徽、山西、云南等试点地区政法机关来院进行现场观摩。此次庭审质量和工作效果得到最高法院、市高院、市检察院等相关领导的充分肯定和高度评价。一是探索试点先行，分步推进新型办案模式。无纸化办案模式基于电子卷宗展开，目前涵盖了立案阶段诉讼材料扫描、电子卷宗随案生成、电子卷宗移送，立案后的随机分案、电子阅卷，开庭时无纸化庭审、电子阅签，以及庭后起草法律文书时左看右写等一系列功能和应用。推行无纸化办案初期，可借鉴经验较少，该院党组在综合考虑案件类型、数量、可推广性等因素后，选定民三庭、行政庭、申审庭作为试点部门，率先对无纸化办案系统进行试用，对各个流程设置和工作环节进行打磨完善，实现人机的有效结合。在此基础上，不断加强无纸化办案的有关培训，进一步完善相关应用软件，推广使用经验，于去年底基本实现了无纸化办案全院全员全覆盖。从2019年1月起截至6月，无纸化办案系统保障各类案件庭审或听证共5538次。二是优化软件功能，切实提高电子卷宗随案同步生成质量。在市高院信息处专业团队的大力支持与指导下，该院审管办、办公室等部门全力攻关，经反复研究、多次完善，优化了电子卷宗生成系统，使其初步具备了靶向识别功能。目前，扫描材料在导入时自动识别归类和排序准确率不高的问题已基本解决，一审案件和申诉案件电子卷宗目录对扫描材料的自动识别准确率达到90%以上，二审案件识别准确率达到92%以上。今年1月至6月，共对10550件案件进行电子扫描，涉及诉讼材料190472页。三是树立问题导向，解决便利审判的诸多技术瓶颈。此前，由音字转换系统形成的电子笔录从WORD格式转换成PDF格式后，必须待各方当事人全部阅看完笔录，法官和当事人才能进行电子签名，笔录签名环节效率不高。经技术优化后，现已实现各人阅看电子笔录内容后随签随走，节省了大量时间。此外，该院还先后解决了音字转换系统在多人同时发言时的转换对冲、庭审笔录不能自动上传案件管理系统等技术问题，极大方便了法官开展阅卷、庭审、制作文书等工作。通过在实践中不断修正和完善，人机默契度进一步提升，无纸化办案相关软件在辅助案件审理上的便捷度和贡献度大幅提高。
二、优化资源配置，实行集约化高效管理
通过社会招录和业务庭调派等方式，该院目前已建立起一支30人的驻庭书记员队伍，基本上能够满足相关业务庭的开庭保障需求。原先分散在各个业务庭的55名书记员平均每人每月开庭记录约20次，通过书记员集约化管理，在音字转化系统的辅助下，现在30名驻庭书记员平均每人每月保障庭审可达50余次，极大提高了人均保障庭审频次和人力资源利用效率，并且同步推进了庭审记录的专业化、规范化和标准化。今年5月内设机构改革和审判团队建设完成以来，驻庭书记员共保障了2245件案件的审理，实现了对民商事及行政案件庭审、听证的100%全覆盖（刑事案件因程序特殊需要暂未完全覆盖）。一是庭前准备到位。书记员通过电子阅卷做好庭前准备，将案件中出现频次较高的词语设置为系统“关键词”，提高庭审中音字转换系统的识别正确率。此外，书记员还会提前到庭，做好开庭前的各项准备工作，使法官或法官助理能更专注于庭审实质审查等相关工作。二是庭中效率提升。得益于庭审音字转换系统的运用，书记员的庭审记录工作主要是对音字转换生成的电子笔录进行校对和调整，各方当事人的庭审陈述意见均能及时全面地记载。与传统人工记录模式相比，因记录不及时、不完整可能造成的等待迟延、庭审不连续、当事人对笔录内容提出异议等情况显著减少，庭审时间大大缩短。三是庭后安排合理。音字转换系统与人工校对相结合的庭审记录模式，在功能设置上可基本避免当事人对笔录内容的异议，法官和法官助理在庭审结束后即可离开，安排当事人阅看笔录并签名的工作则全部交由驻庭书记员完成。根据实践需求，该院还专门开设了庭审电子笔录阅览室，使一部分需延时阅看笔录的当事人，在电子笔录阅览室远程阅看并签署笔录，从而保证同一法庭后续案件审理工作的正常开展。
三、拓展机制空间，提升体系化改革效果
一是加强制度建设实现常态长效。在无纸化办案方面，制定《电子卷宗随案生成及无纸化办案试行流程》，确定办公室、立案庭扫描中心、试点业务庭的职责分工。在集约化管理方面，研究制订《书记员管理办公室与审判业务庭工作衔接办法》《关于驻庭书记员履职的暂行规定》《关于驻庭书记员内务管理的暂行规定》等六项工作制度，并发布了《驻庭书记员工作流程》，建立起“六项规定”“一个流程”的“6+1”工作机制，对书记员的基本岗位职责和操作流程做了详细规定。将原本分布于多个部门、多个环节的事务重新整合，统一管理、统一分配、统一调度，解决了人员分类管理中书记员和法官助理间的职责不明、交叉混岗等问题，提高了工作效率，为采用专业化、科技化手段保障庭审活动和审判工作奠定了基础。通过购买社会化服务，进一步剥离归档等审判辅助事务，确保法官助理将更多的精力投入到协助法官办案中。二是加强技术投入实现纵深发展。注重运用新技术推进改革、辅助办案，全力加快智慧法院建设。目前，在系统配置上，该院已按期完成22个高清法庭改造，在全院32个法庭全部安装了音字转换设备，完成专案信息化系统改造、审判管理延伸服务平台拓展、在线调解平台与诉调中心平台在线对接等20余项信息化建设项目。在软件升级上，全力整合升级案件流程管理、庭审语音识别等软件系统，不断优化升级电子卷宗即时扫描和庭审音字转换系统，持续推进当庭电子卷宗查阅、电子质证、电子笔录查看和批注、电子签名等无纸化办案软件功能的充分运用。在具体应用上，不断优化扫描和识别程序，实现诉状、证据等诉讼材料在接收时即时进行同步数据转化，确保其可使用性、可流转性，为全面推行全流程无纸化办案、逐步实现“一键归档”创造条件。该院无纸化办案模式等信息化建设工作被评为2018年度上海法院信息化科技创新奖。三是加强系统集成实现流程再造。随着无纸化办案和书记员集约化管理等改革项目的深入推进，“科技应用+制度创新”双引擎驱动模式逐步成形，带动该院司法体制综合配套改革工作整体发展。无纸化办案将科技元素大量注入审判流程，使得制度刚性得到增强，管理监督更为有效，办案质效显著提升。庭审、评议等办案环节更加规范、更为便捷，全程留痕落到实处，倒逼审判人员依法履职尽责。书记员集约化管理一方面使法庭记录、案卷归档等事务性工作实现院级统筹，促进司法资源集中统一调配、精准配置、高效使用；另一方面，推进法官助理回归本职，将原来兼任书记员工作的一些法官助理解脱出来，推动部分已通过司法考试、具有相应任职资格的书记员，择优转任法官助理。通过上述改革，电子卷宗深度应用将不断延伸，案例检索、证据校验、文书生成、裁判偏离度提醒等网络化、智能化的办案辅助平台将会不断涌现和完善，法官、法官助理、书记员三类人员岗位职责及其界限将进一步明确，庭前、庭后等程序价值和法官助理的程序功能将进一步凸显，从而带来办案模式的深刻变革。