疫情之下的商业交易方式优选——电子合同

一、疫情之下的现实需求
2020年伊始，正值举国共贺农历新年之时，武汉新型冠状病毒疫情突然全面爆发，春节假期延长，各地政府陆续出台延期复工通知，交通管制越来越严格，就连各地司法机关也陆续出台规定暂停了部分线下司法活动。可以预见，短期之内为防止疫病扩散，商业线下洽谈、签约、交易行为将大量减少，行为成本也将大幅提升。电子合同因其线上性、低成本、高效性等优势，将成为今后一段时期企业商事交易方式的最优化选择。为此，笔者围绕电子合同相关问题进行一些梳理，以期为商事企业客户提供实用法律建议。
二、法律界定下的电子合同
电子合同主要是指在网络条件下当事人为了实现一定的目的，通过数据电文等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议。我国对电子合同的效力的相关制度主要有《合同法》、《电子签名法》等法律规定。
我国《合同法》第十一条规定“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”。就是说电子数据交换，电子邮件等数据电文形成都属于法定的合同书面形式。
另外，我国《电子签名法》的第二条第二款规定:“本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。”第四条规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。”就是说数据电文这种书面方式必须符合以下几个法定要件：
（1）数据电文使用的是电子、光、磁手段或者其他具有类似功能的手段；
（2）数据电文的实质是各种形式的信息；
（3）数据电文能够有形地表现所载的内容，且内容是固定的；
（4）数据电文能够在一定的时间内稳定存续，在需要的时候可以重复展示，供当事人随时查阅。
只有符合上述四点要求的信息才能被认定为符合法律规定的合同书面形式。
当然以上只是数据电文成为合同书面形式的法定要求，要使其成为法律认可的合同即电子合同，还必须符合我国《合同法》所规定的合同成立生效实质要件，包括：
（1）缔约人主体身份真实；
（2）双方经过要约、承诺达成合意；
（3）格式合同须遵从格式合同相关规则等。
三、电子合同的实质与发展
电子合同其实是相对于传统书面纸质合同而言的，两者最主要的区别在于合同信息载体和信息传输方式的不同。后者的载体为传统的纸张，靠人类肉眼识别读取，而前者的载体为二进制的电子数据，靠电子设备读取显示；后者的传输方式为互联网为主的网络方式，前者的传输方式为传递和邮寄。
在电子设备与网络环境与我们日常生活紧密相连的今天，大部分的信息展示和传递任务已经不再由人类伟大发明纸张来完成，而是通过电子化、数据化、互联网化高效完成。因此，合同的电子化事实上是一种必然，有时甚至难以理解我们为什么还会在讨论合同电子化的问题。合同电子化的难点就在于表意主体身份的确定、合同信息内容真实性的保证和原始数据的随意调取（即存储问题）等三个问题。传统的纸质合同首先通过签章来解决表意主体身份的真实性问题，其次通过合同原件的留存，各式一份等方式解决合同信息内容的真实性和原始数据的随意调取。但电子合同就存在一些新问题，如何确定电子签章的真实合法？电子数据传输的主体对象是真实的？如何保证电子合同内容不易篡改，固定不变？如何保证电子合同有效储存且可随意调取？新情况不断出现，通过一个一个司法案例的认定，发现电子合同实践中与传统书面合同不同的种种风险隐患，于是不断涌现出新的解决方法和第三方政府或商业平台，以解决上述瓶颈问题。
四、合同电子化的实践
目前合同电子化的实践主要表现在以下两种情形：
1.传统书面方式的升级。即将纸质合同打印盖章签名后相互扫描传输或电传电邮，并留存相关扫描件或电子文档。
2.完全合同电子化方式。即双方均通过第三方平台（综合平台或存储平台）完成合同的签订和存储。
第1种情形是当下企业，尤其是中小微企业普遍采用的方式，这种方式带来的最大司法问题是合同原件的举证和认定。尤其是在诉讼阶段，一方面，违约一方往往否认合同的存在或成立，给守约方维权带来障碍；另一方面，由于电子合同洽谈、订立、存证、履行等方面未形成合理的标准流程，法律缺陷漏洞较多。
第2种情形为许多业务标准化的大型企业、金融机构、网络平台企业普遍采用。有的企业自建电子合同系统（但采用第三方存储），有的企业采购第三方电子合同平台，包括电子签章，合同内容固定（时间戳等），合同文本存储，举证协助服务等。随着司法实践判例的丰富，相关举证证明实践逐渐完善清晰，司法认可度逐渐提高，但由于存在一定技术和成本门槛，所以小微企业对此的接受度和普及度还不是很高。
五、电子合同的注意要点
1.确认合同相对方数据电文接收系统的约定明确。我国《合同法》第十六条第二款规定：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间，未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”电子合同内容的传输必须通过相应的数据电文系统完成，数据电文系统与合同相对方的关联性直接决定了法律所规定的“要约”、“承诺”等民事法律行为是否成立或生效。因此，当双方确定采用更为高效的电子合同方式，必须首先确认双方约定明确的数据电文接收系统，如电子邮箱地址、微信账号等，而这种接收系统是否要求实名制也会影响到诉讼过程中的相关证据的证明力大小。
2.确认合同相对方数据电文接受系统所有人的关联性。上述合同相对方数据电文接受系统的登记所有人，如微信账号（采用实名制）是对方企业的法定代表人或高管或业务经办人？这种联系人与对方企业关联性越高，或这种关联性越易证明，对于涉及电子合同的诉讼举证就更为有利。
3.尽量保留双方盖章纸质原件，并注意保存交易相关记录资料。除了保存电子合同原件，电子合同的签订、履行都有一定的前期准备和后期履行行为，其中涉及的往来电子邮件、通信记录、通话录音、银行转账记录、补充协议、发货记录等都可以作为纠纷中的补充证据来完善证据链，增强电子合同的证据效力。
4.尽量借用第三方作为存储方，提高证据证明力。企业可以采用第三方云服务，当下云技术已日趋成熟，服务产品种类多样契合细分市场需求，技术受认可度高，能够保证数据安全，适合用于存储数据电文证据。除此之外还有法律上主体独立的关联公司可以作为第三方存储系统，该类公司专门实施电子合同的管理存储工作，其关联性保证了数据安全，其主体独立性能够使其具有中立性。