出版企业应收账款流程化管理

来源:凌科安时法律评论

文章摘要
引言 出版行业在我国是一个较为特殊的行业,在2010年以前多为行政事业单位,具有比较浓厚的计划经济和行政色彩。
引言
出版行业在我国是一个较为特殊的行业,在2010年以前多为行政事业单位,具有比较浓厚的计划经济和行政色彩。随着国家市场经济的发展,出版企业也迎来了改制潮,但大多数企业并没有完全适应市场规律,形成真正的企业科学管理体系。出版企业的竞争直接与销售码洋相联系,因此出版企业为了提高发行量、扩大市场占有率、增强自身的竞争力,将赊销作为一种重要的促销手段。赊销确实在一定程度上增加了销售量、促进了企业利润增长,但是销量的增加并不等于利润的提高。赊销的过度累计增加了企业应收账款,降低了企业资金利用率。出版企业的催收人员大部分是业务人员兼任,而业务人员又没有接受过系统的培训,没有行之有效的催收手段,也没有催收的从业经验,对催收工作抱有一定的抗拒和恐惧心理。最终导致出版企业存在大量的应收账款问题,并阻碍企业进一步发展。2017年新闻出版行业应收账款增长率为138.02%,2018年第一季度增长率为184.98%,这意味着2018年出版行业应收账款第一季度末增长率比年初平均增长率增幅达34%。
应收账款如果不及时回收,不但不能实现收入的增加,如果形成坏账,还会给企业带来经济损失,甚至使得企业陷入资金链断裂的险境。应收账款的危害其实已经受到众多出版企业的关注,但是多数企业仍然将应收账款的管理等同于应收账款的催收。殊不知等到催收环节,呆账、坏账有可能已成为必然后果。亡羊补牢,为时晚矣。
笔者认为:应收账款的催收仅仅是应收账款管理的一个环节,而非独立工作。只有将应收账款的管理渗入到发行工作的各个环节中,才能有效降低应收账款呆坏账率,提高企业资金利用率和抗风险能力。出版企业业务流程通常是:磋商谈判、签订合同、发货对账、催收货款。应收账款的管理应从磋商谈判阶段开始防范,在合同签订和履行阶段规范,才能在催收环节有效控制账款回收率。具体的工作方法包括:
一、磋商谈判阶段
(一)建立客户档案
客户档案中需包含客户的原始资料及客户的资信调查报告,分别如下:
1、客户的原始资料
客户原始资料指从接触客户开始收集、了解到的全部材料,主要有:
(1)交易过程中形成的谈判记录、内部审批文件;
(2)营业执照副本复印件;
(3)法定代表人或承办人的身份证明、介绍信、授权委托书;
(4)双方签订的合同及合同变更、解除的书面协议;
(5)往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听资料;
(6)交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、客户资信调查报告
客户资信调查报告是客户档案的核心内容,它是在对客户的原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料,内容一般包括:
(1)被调查公司的概况;
(2)公共记录;
(3)股东及管理层情况;
(4)财务状况、银行信用;
(5)付款记录,经营情况;
(6)电话沟通、实地调查结果;
(7)媒体披露及评语。
那么如何制作客户的资信调查报告呢?企业既可以要求自身人员进行客户资料的搜集和整理,也可以委托专业的调查公司进行,两种方式各有利弊。如果企业把客户信息调查工作委托给调查机构,很容易造成销售人员过度依赖外部资源,对客户风险的警觉度降低,增加后期应收账款的风险。而企业将客户信息资料的调查工作,交给平时与客户接触最为频繁的销售人员负责的话。销售人员作为和客户接触最多的人员对于客户的了解往往会更加深入。这种情形下,客户倾向于提供对自身有利的信息而回避对自身不利的信息,加上企业本身的客户资信调查人员并非专业人士,造成搜集的信息客观性相对较差。
所以,如果可以同时采取两种调查措施,一方面可以弥补专业调查机构的调查结果浮于表面、调查的结果和结论与企业所要认知和了解的情况存在偏差的缺陷,另一方面也可弥补销售人员调查搜集的信息客观性相对较差的缺点。当然,并不是对所有的客户都需要全面调查,这就涉及对客户的区别管理,下文会详细介绍。
(二)管理客户档案
客户档案建立完成后并不代表企业在应收账款方面即可一劳永逸,企业还需要对客户档案进行有效的管理。档案管理的方式多种多样,为了有效控制应收账款风险的增加,笔者认为客户档案的管理应当秉承以下三个原则:
1、集中管理原则
集中管理是指将客户指定某个员工或者某个部门集中管理。企业可以对管理标准和管理方式提出统一要求,比如可以要求客户档案既要有纸质版本,同时需要备份电子版本。既可以提高档案查找的效率又可以防止档案丢失,把握风险的同时提高效益。
2、动态管理原则
动态管理是指对于客户档案持续关注,不断更新。这是因为客户的资信情况是动态变化的。一般来说一份客户资料的有效期只有三个月到一年,超过这个时间客户资料的准确性就会大大降低。所以需要对客户进行持续关注,才能及时捕捉风险,防患于未然。
3、分类管理原则
分类管理指的是将客户分成普通客户和核心客户,进行区分管理。核心客户是指征订数量较大或者利润较高的客户,如果该类客户的应收账款形成呆账、坏账,将对企业的运营产生较大的影响,因此该类档案的管理应当投入更多的人力和物力,全面调查了解并保证信息的及时更新。当然,对于核心客户的重点管理并不意味着可以忽视对普通客户的管理,对于常年合作的经销商,也要给予必要的关注。
二、合同签订阶段
合同是交易的基础,合同的内容对于业务的开展及今后的应收账款的催收尤为重要。因此在签约过程中,出版企业须对合同内容和签约手续多加关注,以促进交易的顺利进行。
(一)完善合同内容
合同的内容应当包括:合同各方的名称和住所(自然人则是姓名和身份证号、住所),标的,数量,质量,价款或者报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法。合同内容应当尽量将业务重要流程予以明确,包括何时交货、何时付款、交付条件,在确定合同内容的过程中尤其需要注意:
1、明确约定合同价款的数量或计算方法,对于合同中关于销售数量、金额等数据性的文字,在填写小写数字后,加注大写的汉字。
2、约定清楚合同价款的支付时间或期限。
3、违约条款要明确违约的具体情形和处罚办法。
4、如果是外贸合同,应当注明价款计算的币种和汇率、适用的法律。
5、明确约定争议的管辖权。
合同最好由本企业起草或者是本企业统一执行的合同范本。采取企业统一制定的合同文本可以从格式和文字上对合同形式和内容进行规范,这样便于企业进行统一的管理,同时可以避免各个销售人员各行其是、各说其词而出现法律上的漏洞和纠纷。
(二)完善签约手续
1、签订合同前,必须认真审查对方的身份,即审查对方的经营主体资格是否合法有效、是否真实存在;
2、确定对方经手人是不是得到书面授权,签字是否有效。切忌仅凭对方是老关系、熟面孔或熟人的介绍就与其签订合同,即便对方提供了名片、银行账号、合同专用章,也应当进行必要的核实,比如通过网络公示的联络方式进行电话或者实地核对,以防止合同欺诈或合同无效。
(三)完善征订工作
1、征订工作尽量采用书面方式。该书面方式不仅包括征订文件或信函,也包括通过传真、电子邮件或数据传输等方式。
2、书名、版别、书号、数量、单价、交货时间及地址、收货人及联系方式应填写清楚。除上述内容外尤为重要的事项即为涉及合同变更的事项(如修改书名,交货时间、交货地址、收货人等等),在征订过程中但凡涉及合同变更的,同样应当以书面方式进行,切勿轻易通过电话沟通即对合同进行变更。
三、发货对账阶段
经过上面的工作后,业务开展所签订的合同已经相对完善,双方的权利及义务的基础亦已确定。接下来企业需要关注的是如何有效的证明已按约定履行了全部的义务。履约阶段的几个工作重点包括:
1、依约发货。在发货时应注意核实货物品种和数量是否和征订单一致,是否在出货单、托运单中明确填写收货方、联系电话、详细地址、货物名称、数量等相关信息。需特别注意的是托运单的底单或底联必须留存,以便后期查询货物的签收记录。
2、核对验收。需特别注意对方收货后是否进行了签收,签收人是否符合合同要求。如对方并未签收货物,可通过函件、邮件、数据电文等方式与对方确定收货情况;如签收人并非合同中约定的收货人,则需向客户确定签收人的身份信息并予以记录,如有可能,可以要求对方提供相应的授权委托书或者签收人的身份材料。
3、定期对账。
定期对账工作应注意:
(1)对账频率和方式是否符合合同的约定。
(2)对账的过程中应当注意保存痕迹和形成的文件,同时注意保存对账结果、对账记录等文件。
定期对账是应收账款管理的重要工作,既可以对前期工作的疏漏进行一定的弥补,又可以为后期的催收工作做好铺垫,对于长时间没有收回的应收账款还可以起到延长诉讼时效的作用。
四、追踪调整阶段
做好以上工作,资信良好的客户在合同约定的期限通常都会支付货款。货款支付完毕也意味着一轮交易的终结,这对于企业和客户来说可谓是皆大欢喜的结局。但是,现实中往往会出现账款逾期。由于赊销的原因,货款的支付都是有账期的,也就是授信周期,当我们账款逾期支付时,客户可能已经失去支付能力、官司缠身甚至人去楼空。在客户出现了重大的资信问题后,企业还一直在不断发货的情况也并不少见。因此,在账期内仅仅定期对账是不够的,必须对客户的动态进行追踪了解,并且及时作出应对和调整。这个环节可以使得应收账款的催收工作在一定程度上变被动为主动。风险的发生往往并不是突如其来的,客户经营风险的出现同样如此,因此在对客户进行应收账款的管理过程中,需要对客户的一些异常情况进行高度的关注,如:
1、办公地点的莫名搬迁。
2、频繁更换管理层、公司离职人员增加。
3、涉及众多法律诉讼。
4、财务人员对对账工作,经常采取种种借口进行推脱。
5、付款比过去延迟,经常超出最后期限。
6、多次破坏付款承诺。
7、经常找不到公司负责人。
8、公司负责人发生意外、违法犯罪或者自身健康方面的问题。
9、应收账款过多,资金回笼困难。
10、以低价抛售商品(低于供货商底价)。
11、突然下过大的订单(远远超出所在区域的销售能力和生产需要量)。

客户出现上述现象时,出版企业即应当对该客户予以关注,核实原因。如客户确实发生了可能影响应收账款回收的情形,应当及时调整授信额度、提前催收货款甚至采取法律措施。
五、催收阶段
必须接受的是,无论在前期我们的风险防控做的有多好,企业还是不可避免的会出现应收账款无法正常回款的风险,因此,应收账款的催收工作是无法避免的。催收过程中的催收技巧十分重要,死缠烂打往往事倍功半,而暴力催收又被法律禁止。催收是一个说服的过程,突破对方的防御非常重要,往往要让对方意识到付款不仅仅是单方需求而是双赢路径,才能找到催收的突破口,简单来说催收人员对于催收工作的态度应该是:“我不是要你的钱,而是要解决问题,这个问题不是我方的,而是我们双方的。”催收人员应当掌握的基本催收要点如下:
1、沟通对象尽量选择公司法定代表人、总经理或财务总监等具备决策权的负责人、日常业务对接的主要负责人、货运单上的签收人。
2、合适沟通的场合包括办公地点或咖啡馆等。
3、沟通时间建议为工作日的上午10点前或下午4点前。
4、准备好详细的业务材料,在需要的时候予以出示。
5、告知拖延支付的后果。
6、给出变通付款的路径建议。
如果通过沟通仍然无法收回账款,那么对方很可能要么无力支付账款,要么丧失信用、不打算支付账款。此时,企业应当尽快采取诉讼方式主张权利,通过法律强制力追回账款。切勿由于顾及情面或心存侥幸而采取观望态度。毕竟商场如战场,我们不采取法律措施,很可能其他人已经行动在先,查封、扣押了可供执行的财产,我们再开始行动就已经晚了。由于诉讼中最为重要的是证据,因此前期签订好的合同、保存好的征订记录、收货确认文件、对账单就将成为案件胜诉的必要材料,档案的科学保管就能让诉讼工作顺利而简便。所以,应收账款的风险控制的工作重点并不在于应收账款出现逾期以后,而是从合同的磋商、签订到合同的履行全链条的管理工作。该流程化管理能否得到落实很大程度上依赖于企业领导和业务人员是否足够重视,应收账款管理的必要性和重要性的理念是否得到普及。因此,企业应当首先增强企业员工的法律意识,明确各岗位职责,再对流程管理进行明确要求,最终必然达到应收账款的下降、资金利用率的提高之目的。
限于篇幅的限制,应收账款的全流程管理细节无法在本文中全部呈现,笔者仅截取相关培训课程的重点予以介绍,如欲深入探讨欢迎与本所律师联系。
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