舞弊迹象初见端倪，企业如何对症下药？

现如今，越来越多的企业开始重视内控与舞弊问题。但限于财力、人力等多重因素的制约，很多企业苦舞弊久已，却不知从何下手，合规、有效地开展舞弊调查。本文我们将分析几种常见的舞弊发生信号及相关的调查取证方法，供苦恼于如何早期发现舞弊线索、发现线索后如何合规取证的企业参考。
异常的财务数据
可疑的财务记录往往是最直接，也是最容易引起风控人员注意的信号。财务记录中若出现低于或高于预算的支出，或没有按期支付款项时，这些表象的背后可能存在着重大舞弊。企业可以从是否有不同寻常的现金往来、系记录的供应商和实际收款人是否一致、供应商给出的发票是否有异常等多个方面着手调查核实确认。
除此之外，反复出现的报销记录也值得引起企业的重视。实践中不乏有员工通过虚构出差费等方式来实施职务侵占。我们建议企业建立完整详细的差旅费报销制度和标准，并不定期对出差费进行抽查，检查其需要出差的业务是否合理等，以此判断员工是否虚构出差费。同时，财务人员在审核时也可以对报销的类型、金额进行特别关注，如若出现同种类型的报销反复出现、金额超出正常范围，则应当引起注意。
电子邮件
电子邮件中记载的业务往来记录、附件文档等都可能成为锁定舞弊的重要证据之一，因此对于电子邮件的固定取证是舞弊调查案件中的重中之重。针对电子邮件的固定取证，我们建议：
1、民事诉讼中，当事人可以采用截图、拍照或录音、录像等方式对电子邮件的内容进行固定，将相应图片的纸质打印件、音频/视频的储存载体（U盘、光盘）提交给法院。同时，当事人也应当保存好电子邮件的原始载体以便在法庭上出示。
2、刑事诉讼中，一般会要求进行司法鉴定，通过司法鉴定的方式从电脑、服务器调取电子邮件，并以鉴定意见的方式呈现邮件内容。司法实务中，对不便直接提取电子数据的，在做好相关笔录，证明电子数据的来源、存储和内容，给出合理的解释和说明的情况下，可能可以使用复印件。
不仅如此，电子邮件因其自身特点，易受到黑客攻击，继而成为内控缺失的重要一环。2022年5月18日，搜狐全体员工收到一封来自“搜狐财务部”名为《5月份员工工资补助通知》的邮件，不少员工按照附件要求扫码，并填写了银行账号等信息，最终不但没有等到所谓的补助，反而工资卡内的余额都被划走。事后查明是由于搜狐一名员工的内部邮箱密码被盗而引起的。不涉及对公共服务的个人邮箱有的企业邮箱收到带有未知链接、与业务流程完全不符的员工邮件时，发出该邮件的员工账户可能被诈骗集团所掌握，邮件里的链接或附件可能是病毒或勒索软件。虽然这类情况通常不是员工自发的行为，但应对不恰当则会间接成为舞弊的“帮凶”。我们建议企业应当持续强化员工的网络安全培训，尤其是正确处理遇到钓鱼邮件、勒索邮件等一系列的恶意邮件。如遇到上述异常现象时，应仔细阅读邮件内容、措辞等是否和同事平常有不同，切勿轻易打开链接和附件，可以及时和企业IT安全部门联系。
员工的反常举动
员工的日常表现也是舞弊信号之一，但往往容易忽视。风控人员可以特别关注员工的反常行为，例如：员工对制度变更表达强烈的不满并采取不合作态度；劳动时间内，离开办公室的次数和时间明显增多；拒绝或拖延报告现在的工作内容，或拒绝和其他员工分担手头的工作；要求委派和特定供应商之间的工作；频繁出现与之收入不匹配的高额收费等。出现这类现象后，企业可以先从侧面或其他途径先了解员工背后的真实想法，排除正常合理事由后，再进行约谈，了解他们是否意图隐瞒什么。
谈话时应当事先准备充分，谈话过程中尤其应对细节进行了解和确认，并尽可能和其他人的证词、其他书面材料、电子证据进行相互印证，提高谈话录音或笔录的证明力。同时，也可通过谈话进一步获取其他客观证据的线索，适时调取并固定。需要注意的是，谈话录音、自书等证据在其他证据相互印证的情况下，在民事诉讼中可能被采纳。但在刑事诉讼中，上述资料仅能供参考，公安机关一般都需要按照刑事诉讼法的规定重新进行讯问/询问。
结 语
在面对企业反舞弊这场博弈时，如何能尽早察觉舞弊的迹象，迅速行动是减少企业损失的关键。当然，会发现舞弊线索是远远不够的，企业还需要会调查取证，实践中，不少企业因为忽视行为与证据的关联性、操作不当导致适得其反。同时，我们还要提醒企业，与其亡羊补牢，不如事先建立完善全面的内控制度，才能真正有效防范舞弊的发生。