企业法务数字化转型路径（下）

引言
承接上文，提到企业法务数字化转型的两个核心场景，分别为合同管理数字化及诉讼纠纷管理数字化，本文将就剩余的两个场景（合规管理数字化、法务协同管理数字化）提供转型路径的思路。
1、合规管理数字化
面临的问题
01、企业法务领衔企业合规管理建设，符合监管要求
2022年10月1日，《中央合规管理办法》正式施行，强调企业应以有效防控合规风险为目的，以提升依法合规经营管理水平为导向，结合实际设立首席合规官，由总法律顾问担任。
《中央企业合规管理办法》第十二条
中央企业应当结合实际设立首席合规官，不新增领导岗位和职数，由总法律顾问兼任，对企业主要负责人负责，领导合规管理部门组织开展相关工作，指导所属单位加强合规管理。
《中央企业合规管理办法》第十三条
中央企业业务及职能部门承担合规管理主体责任，主要履行以下职责：
（一）建立健全本部门业务合规管理制度和流程，开展合规风险识别评估，编制风险清单和应对预案。
（二）定期梳理重点岗位合规风险，将合规要求纳入岗位职责。
（三）负责本部门经营管理行为的合规审查。
（四）及时报告合规风险，组织或者配合开展应对处置。
（五）组织或者配合开展违规问题调查和整改。
中央企业应当在业务及职能部门设置合规管理员，由业务骨干担任，接受合规管理部门业务指导和培训。
02、企业合规管理数字化建设，是监管部门倡导要求
2018年11月2日，国资委印发《中央企业合规管理指引（试行）》着重指出，要利用大数据等科技手段，强化合规管理信息化建设，通过信息化手段优化合规流程，保存合规信息，对静音管理行为进行实时监控和风险分析，并实现信息集成与共享。《中央企业合规管理指引（试行）》在强调信息化建设于整个企业合规管理中的重要作用的同时，也为企业合规信息化建设指明了方向。
《中央企业合规管理指引（试行）》第二十四条
强化合规管理信息化建设，通过信息化手段优化管理流程，记录和保存相关信息。运用大数据等工具，加强对经营管理行为依法合规情况的实时在线监控和风险分析，实现信息集成与共享。
03、企业合规管理数字化建设，是国际标准所提倡
2021年4月13日，国际标准《ISO37301:2021合规管理体系要求及使用指南》正式发布实施，提倡合规管理的技术资源投入，尤其在绩效反馈上，建议开发合规信息管理系统。
《ISO37301:2021合规管理体系要求及使用指南》
A.7.1资源
资源包括财政、人力和技术资源，以及获得外部咨询和专门技能、组织基础设施、专业发展、技术和关于合规管理和法律义务的当代参考资料的机会。
《ISO37301:2021合规管理体系要求及使用指南》
A.9.1.2关于合规绩效的反馈来源
应该开发一个用于分类，存储和检索信息的系统。
信息管理系统应同时捕获问题和投诉，并允许对与合规性相关的问题进行分类和分析。分析应考虑系统性和反复出现的问题以进行纠正或改进，因为这些问题可能会给组织带来重大合规风险，并且可能更难以识别。
信息分类标准可以包括：来源、部门、不合规描述、义务参考、指标、严重程度、实际或潜在影响。
04、企业合规管理数字化建设，是我国标准所提倡
2022年10月12日，我国国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会发布《GB/T35770:2022合规管理体系要求及使用指南》同样采纳了和ISO 37301同样的合规数字化标准。
《GB/T35770:2022合规管理体系要求及使用指南》
A.9.1.2关于合规绩效的反馈来源
应该开发一个用于分类，存储和检索信息的系统。
信息管理系统应同时捕获问题和投诉，并允许对与合规性相关的问题进行分类和分析。分析应考虑系统性和反复出现的问题以进行纠正或改进，因为这些问题可能会给组织带来重大合规风险，并且可能更难以识别。
05、合规管理涉及领域和环节众多，法规体系繁杂，数字化势在必行
在《中央企业合规管理指引（试行）》中指出，企业合规涵盖市场交易、安全环保、产品质量、劳动用工、财务税收、知识产权和商业伙伴等八个重点领域，涵盖制度制定、经营决策和生产经营等四大环节。
《中央企业合规管理指引（试行）》第十三条
加强对以下重点领域的合规管理：
(一)市场交易。完善交易管理制度，严格履行决策批准程序，建立健全自律诚信体系，突出反商业贿赂、反垄断、反不正当竞争，规范资产交易、招投标等活动；
(二)安全环保。严格执行国家安全生产、环境保护法律法规，完善企业生产规范和安全环保制度，加强监督检查，及时发现并整改违规问题；
(三)产品质量。完善质量体系，加强过程控制，严把各环节质量关，提供优质产品和服务；
(四)劳动用工。严格遵守劳动法律法规，健全完善劳动合同管理制度，规范劳动合同签订、履行、变更和解除，切实维护劳动者合法权益；
(五)财务税收。健全完善财务内部控制体系，严格执行财务事项操作和审批流程，严守财经纪律，强化依法纳税意识，严格遵守税收法律政策；
(六)知识产权。及时申请注册知识产权成果，规范实施许可和转让，加强对商业秘密和商标的保护，依法规范使用他人知识产权，防止侵权行为；
(七)商业伙伴。对重要商业伙伴开展合规调查，通过签订合规协议、要求作出合规承诺等方式促进商业伙伴行为合规；
(八)其他需要重点关注的领域。
06、现有业务系统分散，难以对合规风险进行统一监控分析
企业在经营管理过程中，使用了众多的IT系统、办公系统（OA）、企业资源计划系统（ERP）、人事系统（HR）、财务系统、生产管理系统、客户关系管理系统（CRM）等。
上述系统在企业内部大多是独立建设的，缺乏统一的接口标准，且产生的数据也是分散存放的。然而，企业合规管理涉及到企业经营管理的各个方面，因此需要一个数字化系统来解决这一问题。将分散的系统进行整合，将分散的数据进行集合分析，从而实时分析、监控乃至预测企业在经营管理中所面临的各种合规风险。
07、业务系统数字化程度低，难以进行完备的证据保全
除了通过各种技术手段降低企业合规风险外，合规管理还在于减少风险发生后的损失和影响。因此，在企业合规管理建设过程中，保留完整的电子证据对于企业应对经营风险和诉讼具有重要意义。此外，若合规自动化水平低，仅靠人力将难以满足合规需求。
数字化转型思路
基于对企业合规管理现状和需求的分析，以及上述文件规定，企业法务可以利用前沿数字技术建设统一数字化平台，对企业合规管理所涉及的组织体系、制度体系、运营机制和文化建设进行全流程管控。

01、以合规法律规则数据库为基准，夯实企业合规管理建设基础
面对日益复杂的业务和法律规则，以及庞大的业务系统和海量数据，我们必须充分发挥最新的大数据和人工智能技术的优势。通过采用先进人工智能分析算法，主动发现和管控企业经营管理中的各种合规风险。
02、从岗位合规风险管理切入，落实企业合规管理体系建设第一步
在建立企业合规管理体系时，岗位合规风险管理是首要且关键的一步。然而，对于大型企业或集团而言，依靠纯粹的人工方式对成千上万的员工展开岗位合规风险管理将效率低下且效果不尽如人意。
岗位合规风险管理数字化，可以分三个部分展开：
01、岗位风险识别
通过精准的岗位履职尽调结合大数据库和信息化技术，企业法务可以利用数字化系统来评估每个岗位及岗位上员工从事的每个工作事项的风险系数和等级，从而确定各个级别的风险岗位和风险工作事项。
其次，根据风险等级，企业可以合理分配管理资源，将时间和精力集中在需要优先关注的岗位上，合理安排相应的防控措施。
02、可持续的合规培训
合规培训是提升员工整体合规意识和水平的至关重要的环节。传统的合规培训方法存在一些限制，无法全面覆盖各个方面的合规要求，而且效果通常需要多次重复培训才能显现。在数字化系统支持下的培训，基本可以实现：
1、针对岗位，定向推送，定向展开培训；
2、员工完成合规风险评估，根据评估结果自动推送和匹配该岗位员工的定制化培训内容；
3、匹配合规法律库、培训课程数据库，实现培训内容更新迭代。
03、全员合规承诺
组织全员签署《员工合规承诺书》是提醒员工责任的重要环节，它能够反映企业已向员工警示风险。企业法务可以通过区块链存证的方式对员工签署的承诺书进行公证存证，让风险识别、在线培训都具备法律认可的证据效力，帮助企业构筑风险防火墙。
03、从数据合规入手，善用数字化场景铺开企业合规管理数字化建设
在数字化转型的时代背景下，所有经营实体都存储着大量的数据，而数据的处理必须遵守合规要求。针对数据业务场景进行数字化的数据合规措施，拥有更为强大的数字化转型基因和推动力。在企业承担数据合规义务时，最关键的是向监管机构提供证据。可以从如下方面入手：
1、内置贴近业务的专业数据合规模版；
2、搭建风险智能识别库，快速出具合规意见；
3、在线管理风险处置，实现从风险识别到处置的闭环；
4、评估过程可视化，有力证明企业认真履行保护义务。
04、打通业务系统，实现企业合规管理统一监控中台
在建立统一合规管理平台时，需要确保其具备整合和管控分散在各个业务部门中与合规相关的经营管理行为的能力，主要体现为：
1、与人事、财务、生产以及CRM等核心系统连通，通过一个平台可以监控整个企业运营管理的全流程；
2、将分散在各个业务系统中的数据进行汇聚，通过统一的数据平台进行综合分析研判，发现各种风险和问题，并作出预警；
3、从公司大流程的角度出发，对制度与制度之间可能存在的冲突进行规避，也能在外部法律法规发生冲突、变化时，缩短修订时间；
4、保留全流程的电子证据，以备合规部门随时调取。
05、借助可视化工具，提升企业合规管理的数字化可读性
在设计合规管理数字化平台时，可以考虑将合规管理的过程进行抽取和分析，以便通过可视化工具展示。通过使用大数据看板、智能报表等可视化方式，可以提升对合规管理过程和结果的可读性和洞察力。另外，平台应该支持一键自动生成和导出评估报告，以方便管理人员进行综合评估和汇报工作。这样的设计有助于提高合规管理的效率和决策的准确性。
2、法务协同管理数字化
面临的问题
01、跨地域线上沟通，协同信息损耗大、效率低
集团公司业务覆盖全球各个地域，其法务部门分散在各地，经常需要汇总数据、同步案件信息。然而，由于地域的分散性，难免会发生遗漏和偏差。法务协作面临跨区域的沟通障碍，统一沟通的工具和规则并不容易。我们需要合适的流程管理工具和符合法务知识结构的文档协同工具，以及适用于法务办案和合同审查的数据检索工具。
然而，目前市面上的第三方平台，如钉钉、企业微信和飞书等，并不能很好地适应法务工作场景和业务需求。
02、经办案件，检索案件、法规、司法观点依据分散，效率低
为了降低成本考虑，越来越多的企业选择将简单且重复的批量案件交由内部法务部门承办。然而，在办案过程中，法务人员仍然需要一个数据全面、权威且及时的案例、法规、司法观点的大数据检索平台。但通常情况下，法务人员需要在各个分散的检索平台上进行交叉检索，来填补信息的遗漏和不足。这种做法不仅影响了办案效率，也会对办案结果产生影响。
数字化转型思路
开发企业内部法务协作管理系统。基于集团法务部门的业务需求以及整体降本增效的需求，开发一套基于企业法务业务场景的协同管理数字化系统，建议包含如下基本模块：
01、文档管理
管理法务办案文书模版、规章制度模版、证照管理等所有类型的文档数据；
02、工作台
汇集企业内部各大软件系统模块的统一入口，呈现最值得法务部门关注的信息数据；
03、任务中心
便捷处理待办任务，聚集精力处理紧急工作，高效查看任务状态，可视化呈现工作成果；
04、法律数据库
一站集成裁判案例、法律法规、司法观点、企业工商注册预警异常等数据；
05、法律课程
一站集成海量法务工作权威培训课程；
06、合作律师管理
建立内外部的协同及全面的评价体系。
结语
以上全文是笔者在服务企业法务转型过程中的实践建议，3.0时代的法律+管理+数字化时代已来，转型后将有利于打破企业内部的信息“孤岛”，以数据驱动反哺业务，让法务部门提能增效，为企业输出更多的战略价值，更重要的是，可以增强企业风险控制能力，发展更安全稳定。