关于签订电子劳动合同的实务提示

2022年6月6日，《宁夏日报》客户端发布消息称：“今年截至目前，全自治区线上签订电子劳动合同的用人单位共10.6万家，占用人单位总数的84.8%；线下签订纸质劳动合同的用人单位为1.9万家，占用人单位总数的15.2%。”数据显示，近年来，不仅仅是宁夏一地，山东、山西等多地也在大力支持和推广电子劳动合同的应用。
而在2020年之前，电子劳动合同的应用相较于纸质劳动合同来说数量较少，但2020年之后受新冠疫情的影响，很多用人单位在劳动合同到期后无法及时与劳动者签署纸质劳动合同，但若用人单位未及时与劳动者订立书面劳动合同，则要承担相应的法律后果，因此只得与劳动者订立电子劳动合同，此种情形大大加快了电子劳动合同的应用与发展。
人社部在《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号）中明确指出，依法订立的电子劳动合同具有法律效力。此后，人社部又于2021年7月1日发布了《电子劳动合同订立指引》，进一步对电子劳动合同的签订做出了相应的规范。从目前的形势可以推测，电子劳动合同的使用正在逐渐成为主流趋势，甚至有取代纸质劳动合同的可能。本文就电子劳动合同的应用做相应的探讨。
一、劳动合同订立的形式及法定依据
根据《中华人民共和国劳动合同法（2012修正）》（以下称“《劳动合同法》”）第十条的规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”与劳动者签订劳动合同是用人单位的法定义务，若用人单位未及时签订劳动合同则要承担相应的法律后果，如支付未签订劳动合同的双倍工资。
根据《中华人民共和国民法典》（以下称“《民法典》”）第四百六十九条第三款的规定：“以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。”
根据《民法典》的规定可知，采用符合形式的数据电文订立的劳动合同，应当视为书面形式，因此电子劳动合同符合《劳动合同法》关于劳动合同订立的形式要求。
二、电子劳动合同VS纸质劳动合同

通过上表的对比可以看出，电子劳动合同在法律效力及保存期限上与纸质劳动合同并无区别，但在合同形式、签订方式、媒介要求等方面与纸质劳动合同存在较大的差异。
三、电子劳动合同在实践中的问题
由于电子劳动合同是新兴产物，因此在实践中也产生了值得注意的许多问题。下面笔者就此做相应的介绍。
01 未严格遵守订立电子劳动合同的媒介要求，导致无法认定用人单位与劳动者签署了劳动合同。
根据笔者上述内容，电子劳动合同必须通过电子劳动合同平台签署。关于电子劳动合同平台的认定，根据相关法律规定，用人单位可自建电子劳动合同订立平台，也可使用第三方电子劳动合同订立平台，而第三方的电子劳动合同平台，目前包括由市场主体建立的平台以及政府部门建立的平台。根据笔者的检索，目前已有政府部门建立电子劳动合同平台的地区包括杭州市、济南市等，天津市尚未建立电子劳动合同平台。
而在日常生活中，不乏有用人单位与劳动者仅通过微信聊天等社交软件方式对劳动合同的具体内容达成一致约定，且在后续未签署书面劳动合同的情况。此情形属于典型的未通过电子劳动合同平台签订电子劳动合同。仅凭微信等聊天记录的方式约定劳动合同内容的，是无法被认定为电子劳动合同的。司法实践中，对此也有相关的判例。
在（2022）津01民终635号判决中，法院认为：轻途公司主张双方的微信聊天记录是书面劳动合同即电子劳动合同，《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函［2020］33号）规定：“采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。”人力资源社会保障部办公厅发布的《电子劳动合同订立指引》第三条规定：“用人单位与劳动者订立电子劳动合同的，要通过电子劳动合同订立平台订立。”第四条规定：“电子劳动合同订立平台要通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务，具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力，确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定，满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。”依据上述规定，轻途公司提交的聊天记录并未显示双方对劳动合同进行了电子签名确认，亦未显示微信平台具有电子劳动合同订立平台要求的电子签名等能力，轻途公司仅依据双方在微信聊天记录中确认工作岗位、薪资、入职时间、试用期就认定双方签订了书面劳动合同即电子劳动合同，依据不足，一审法院不予支持并无不妥。另，根据《中华人民共和国劳动合同法》第十七条规定，劳动合同应当具备九项必备条款，双方聊天记录显然与该规定不符。综上，一审法院认定双方未订立书面劳动合同，进而判令轻途公司支付相应费用并无不妥。
02 存在个人信息泄露的风险可能
随着《民法典》、《中华人民共和国个人信息保护法》的实施，对于个人信息的保护愈发严格，而签署电子劳动合同，一般来说需要劳动者向电子劳动合同平台提供大量的个人信息进行身份认证，如个人身份证号、联系方式、人脸信息等，若电子劳动合同平台未采取妥善的措施对采集到的个人信息进行保护，则有可能造成个人信息的泄露，若劳动者进行索赔，不仅是第三方平台，用人单位也有可能承担相应的赔偿责任。
03 存在被篡改的可能性
虽然作为数据电文的电子劳动合同经过各种手段的加密，但其作为一种数据的存在，相较于纸质合同，其被无痕篡改的可能性更高，此外，第三方平台也存在数据丢失的可能，导致电子劳动合同的数据无法调取和查询。
四、签订电子劳动合同的相关建议
结合上述，笔者认为，电子劳动合同与纸质劳动合同的签订，无论从形式上还是效力上，均存在较大的差异，基于此，笔者提出在签订电子劳动合同时需要注意的几点事项，供读者参考：
1. 签订电子劳动合同时，用人单位与劳动者应尽量选择由政府部门建立的电子劳动合同平台，相较于其他平台而言，政府部门建立的平台公信力更高，安全措施更有保障。
2. 用人单位在通过平台与劳动者签署劳动合同时，应当注意对劳动者个人信息的保护，收集的劳动者个人信息也应仅限于与用工相关的部分，且应采取相应的保护措施以防止劳动者个人信息的泄露。
3. 劳动者在签署电子劳动合同后，在条件允许的情况下，应尽量要求用人单位提供加盖公章后的纸质劳动合同进行留存，以防止电子劳动合同被篡改或相关数据丢失。