用人单位不知道电子劳动合同如何签？看这篇就够了！

2020年3月4日，人力资源和社会保障部办公厅（简称“人社部办公厅”）发布《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号，以下简称“人社厅33号函”），函件明确用人单位与劳动者协议一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。在人社厅33号函发布之前，很多用人单位通过微信、QQ、钉钉或电子邮件等方式将劳动合同内容以文档或文字形式发送给劳动者，由劳动者回复“同意签订”即认为双方签订了电子劳动合同。这是人社厅33号函所称的“电子劳动合同”吗？
我们先看看人社厅33号函的全文：
人社厅33号函强调，电子劳动合同必须采用符合法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名，且生成、传递、储存符合法律法规，并确保完整、准确、不被篡改。可见“电子形式”实质上特指通过认证或加密方法制作和生成的数据电文、电子签名的复杂技术手段。显然，通过微信、QQ、钉钉或电子邮件等形式签订的劳动合同并不符合人社厅33号函关于电子劳动合同的答复。
用人单位如何与劳动者签订一份合法有效的电子劳动合同呢？我们将根据《中华人民共和国电子签名法》（简称《电子签名法》）《中华人民共和国劳动合同法》（简称《劳动合同法》）等相关法律法规的规定和人社厅33号函文，结合司法实践，为用人单位与劳动者订立电子劳动合同提供如下操作指引：
一、“电子劳动合同”释义
何谓“电子劳动合同”。顾名思义，电子劳动合同就是用人单位与劳动者协商一致，以数据电文为载体，并利用电子通信手段确立双方之间的劳动关系，明确双方权利和义务的协议。
二、电子劳动合同订立第三方平台的选择
签订电子劳动合同必然涉及到第三方平台提供的合同订立系统，该系统应当具备缔约人身份认证、谈判磋商、合同电子签名、合同存储与调用等功能。依据《电子签名法》相关规定,电子签名须经第三方认证，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。用人单位签订电子劳动合同时应严格按照《电子签名法》的有关规定, 通过有资质的第三方平台和规范的认证流程与劳动者协商使用电子签名形式签订电子劳动合同。用人单位在选择订立电子劳动合同的第三方平台时需要重点注意：
选择获得国务院信息产业主管部门颁发电子认证许可证书的“电子签名与认证服务提供商”。
选择独立于电子劳动合同签订双方，而且技术服务能力和数据安全保护能力较高的“电子合同第三方存储服务商”, 防止关键的电子签名或电子签章被泄露或窃取，防止用人单位和劳动者信息、合同内容等重要数据泄露。
用人单位与电子合同订立系统的设立人（第三方平台）签订系统使用协议，就系统的使用、电子签名的应用、商业信息的保密和电子合同的存储保管等问题达成一致，同时注意审查相关平台公示的主要信息，包括：系统设立人的名称、地址、工商登记信息、税务登记信息、经营性网站许可信息、联系电话、电子邮件地址、系统业务说明，合同订立、谈判、签名和存储规则、系统安全保障措施、系统运营管理制度和相关风险提示等内容。
三、订立电子劳动合同时的主体识别
通常情况下，一份电子合同的订立过程主要包括：1.签约主体在电子合同订立系统使用真实身份信息进行注册；2.签约主体通过电子合同订立系统上传待签订的电子合同文本；3.签约主体通过电子合同订立系统对电子合同文本进行电子签名；4.电子合同订立系统通过后台技术手段生成完整的经电子签名的电子合同文件, 供签约主体下载。
订立电子劳动合同的过程与以上电子合同的订立过程并无太大差别，签约主体的身份识别与验证尤为重要。在用人单位与劳动者发生争议时，可能会因为合同主体的身份问题而导致电子合同的真实性不被认可，如电子签名是否属于劳动者本人真实签名。因此，电子劳动合同签订时应由权威CA验证合同签订双方的真实身份，并采用可靠数字签名技术确保签订人身份可信、电子劳动合同签订内容和签订时间等不可篡改。同时需要重点注意：
1．登记身份信息
电子劳动合同签订双方在初次使用电子合同订立系统时应填写自己真实的身份信息，并完成实名身份认证，在身份信息发生变动时应当及时办理变更登记。用人单位应当填写企业名称、住所或主要办公地、联系方式和企业工商登记号码等。劳动者应当填写自己的真实姓名、个人身份证件号码、住所或主要办公地、联系方式等。
2．验证主体信息
用人单位应特别注意电子合同订立平台所采取的身份验证或核实措施，以确保主体明确且确实为劳动者本人，具备法律上的可诉性。还须注意防止他人代签行为的发生，如遇电子合同订立系统对使用人身份信息无法验证或核实的，应及时终止签约行为。
四、电子劳动合同内容的确定
《劳动合同法》第十七条规定，劳动合同应当具备的条款包括:用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。除前述的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。
电子劳动合同与纸质劳动合同相比，除载体和介质不同外，其他均应遵照《劳动法》《劳动合同法》等法律法规的相关规定，甚至在实际操作时更具谨慎注意义务。因此，结合电子合同订立过程的特殊性，在确定电子劳动合同内容时还需要特别注意：
1．除《劳动合同法》第十七条规定的必备条款外，建议在电子劳动合同内容中明确约定双方使用电子形式签订劳动合同及补充协议，如“经双方协商一致，本劳动合同及补充协议采取电子形式进行签订，电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力，无须另行签订纸质劳动合同。”。
2．基于电子合同数据的存储特性，建议在电子劳动合同中明确约定第三方存储数据信息的效力，如“用人单位与劳动者均确认，如无相反证据，经第三方存储的电子劳动合同及补充协议信息应被视为完全真实的信息，属于双方的真实意思表示。”。
3．就电子劳动合同的订立过程而言, 用人单位提供的电子合同一般为预先拟定，劳动者通常难以修改，形式上具备“格式条款”的特征。用人单位应当注意避免将可能免除自身法定责任、排除劳动者权利的条款列入电子劳动合同内容中。同时对于可能免除用人单位一般性责任、加重劳动者责任及其他直接涉及劳动者切身利益的条款，须尽到合理提示义务，如就相关条款进行显著的标注以重点提示劳动者。
五、电子劳动合同的认证与保存
电子劳动合同订立过程中，用人单位还须特别注意电子合同的辅助认证、后续确认、备份、保存等工作。
1．用人单位在使用电子合同订立系统时，建议认真阅读系统提供的辅助加密和保密功能的使用说明，选择包括二维码、时间戳、水印、短信通知等方法对电子劳动合同进行辅助认证。
2．用人单位与劳动者订立电子劳动合同后，建议将已签订完成的电子劳动合同文本下载并通过电子邮件方式发送给劳动者进行二次确认。
3、通过电子合同订立系统签订的劳动合同，在经过电子签名后合同最终文本通常会同步在电子合同订约系统或第三方存储服务商服务器中进行备份，以便在发生纠纷时调用查询。用人单位可以向电子劳动合同第三方存储服务商索取存储证明函。
电子劳动合同虽然提高了劳动合同的签订效率，解决了不便于管理及保存等痛点，同时也伴随着一定的法律风险。用人单位在使用电子劳动合同时需要注意电子劳动合同签约平台、系统的选择，数据的存储，电子签名的使用等，及相关证据的保全，以满足合法性要求，必要情况下也可寻求专业律师的指导与帮助。