电子劳动合同有效吗?——《深圳市电子劳动合同争议处理规则(试行)》要点解读

根据《中华人民共和国劳动合同法》第十条: “建立劳动关系, 应当订立书面劳动合同。”过往很多劳动争议均因用人单位未签书面劳动合同而引发, 其中不乏因电子形式签署劳动合同产生的纠纷。在数字化经济迅猛发展的今天, 电子合同技术已经被广泛地应用到与我们生活息息相关的各个领域中, 劳动用工与人力资源管理也不例外。近日, 深圳市人社局和深圳市劳动人事争议仲裁委发布《深圳市电子劳动合同争议处理规则(试行)》(“《处理规则》”), 为全市电子劳动合同争议处理提供了统一指引规则。此前, 深圳市盐田区劳动人事争议仲裁委员会率先试点, 于2021年4月26日出台了《深圳市盐田区电子劳动合同争议处理规则》。深圳市人社局和深圳市劳动人事争议仲裁委在此基础上形成了《处理规则》, 并逐步向全市仲裁机构推行。
此前, 人力资源和社会保障部(“人社部”)于2020年3月4日发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》(“人社部33号函”), 函中明确: “用人单位与劳动者协商一致, 可以采用电子形式订立书面劳动合同。”北京于2020年10月27日出台《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》, 为规范推行电子劳动合同准入门槛、技术标准等方面统一尺度。随后各地人社局相继推广电子劳动合同, 与此同时, 制定统一的电子劳动合同争议处理规则也引起了各地人社局与劳动人事争议仲裁委的高度重视。苏州工业园区曾于2021年4月14日发布《苏州工业园区劳动人事争议仲裁委员会电子劳动合同争议处理规则(试行)》, 为推行电子劳动合同后可能引发的争议处理提供规范指引。据苏州工业园区管理委员会官网报道, 该规则是全国首个电子劳动合同争议处理规则。
一、条款内容解读
本次《处理规则》共26条规定, 内容涵盖了电子劳动合同的定义、证据认定、证据形式与举证责任分配等有关争议处理的重要问题, 有助于统一电子劳动合同争议处理的仲裁口径。同时, 该规则对深圳企业规范化推行电子劳动合同, 降低因劳动合同管理电子化带来的诉讼风险也有着重要的参考意义。我们对《处理规则》中的重点内容试做如下解读, 以帮助企业更好地理解与把握。
1. 电子劳动合同、服务平台的定义

2. 电子劳动合同的证据认定

3. 签署电子劳动合同双方身份认证

4. 服务平台系统的技术与存证要求

5. 电子劳动合同的证据形式与举证责任分配

6. 不同类型服务平台提供的电子劳动合同的采信条件

7. 通过服务平台进行人力资源管理

本次《处理规则》的出台, 是深圳市人社局与深圳市劳动人事争议仲裁委在总结仲裁审理实务经验的基础上, 为提前预防和平稳处理电子劳动合同争议推出的因应之策。至于法院在审理电子劳动合同相关争议的态度和观点究竟如何, 也是企业最为关心的问题之一。
二、电子劳动合同争议典型案例
在司法实践中, 电子劳动合同的争议时有发生。我们通过公开渠道检索, 选取北上深地区此类争议的最新典型案例, 对法院的裁判要点进行归纳, 供大家参考。

从以上案例可以看出, 自从有了人社部33号函的背书之后, 法院对于电子劳动合同的效力问题裁判思路愈发明晰, 总体上对于符合法定形式要求的电子劳动合同的效力采信度较高。但鉴于目前国家立法层面暂未明确规定, 实践中个案案情也存在差异, 各地裁审机构对于处理电子劳动合同争议的裁判观点仍需经历统一的过程。
三、结语
近年来, 越来越多的企业通过劳动合同电子化管理来提高企业人力资源的运营管理效率, 但仍有许多企业对于以电子形式签署劳动合同存在多方面的顾虑。除了上文提及的效力认定问题, 企业较为关心的问题还包括第三方电子签约平台的安全性问题以及电子劳动合同成本问题。
对于签约平台的数据安全性问题, 目前国内市场上第三方电子签约平台鱼龙混杂。企业在选择第三方签约平台时, 应注意审查平台的资质和技术条件, 选择经由国务院信息产业主管部门备案认证的签约平台。另外, 目前多地人社部门都在推进政府自建电子劳动合同签署服务平台, 企业也可以密切关注当地政府的政策, 优先考虑使用由政府部门搭建的服务平台。
而对于实行电子劳动合同是否能实际降低企业成本的问题, 从成本角度考量, 电子劳动合同相较于纸质劳动合同, 具有明显优势的同时也存在一定缺点。电子劳动合同的优势在于其降低了打印制作、存储保管以及管理等成本; 其缺点主要体现在企业需要承担采购第三方服务费用、涉诉时调取费用、公证认证费用等成本。我们认为, 随着今后电子签技术的完善与成熟, 电子劳动合同的签署成本将会随之降低。并且, 电子形式签署劳动合同与企业人力资源管理数字化发展的大趋势相符, 从长远来看, 电子劳动合同的成本优势会愈加明显。
在企业数字化转型的需求下, 人力资源管理数字化、电子化已成为大势所趋。但目前看来, 电子劳动合同全面替代传统纸质劳动合同仍需要时间与探索过程。我们将持续关注电子劳动合同相关的立法动向和发展趋势, 帮助客户快速理解并准确把握电子劳动合同在司法实践中的法律风险和操作要点。
【注释】
[1] 《信息安全等级保护管理办法》(公通字〔2007〕43号)第七条规定: “信息系统的安全保护等级分为以下五级: …第三级, 信息系统受到破坏后, 会对社会秩序和公共利益造成严重损害, 或者对国家安全造成损害…”。
[2] 上海市第二中级人民法院(2020)沪02民终11398号民事判决书。
[3] 北京市第三中级人民法院(2020)京03民终7608号民事判决书。
[4] 广东省深圳市中级人民法院(2020)粤03民终20328号民事判决书。