3个问题说清施工企业管理电子证据的“窍门”

随着社会的发展，电脑、手机等电子设备成为人们生活中不可分割的一部分，人们对于网络及电子设备的依赖性越来越高，电子数据充斥在社会的每个角落。
在建设工程领域，越来越多的环节采用网络的形式开展，如在网上进行招投标、网上进行合同签约及备案、线上的方式报送工程量等等，这就导致了在建设工程纠纷案件中，越来越多的证据以电子数据的方式呈现。
但是，许多施工企业在工程项目建设过程中，并未对电子数据证据足够重视，没有注重电子数据的保存，以至于在引发争议时，施工企业没有提交相应证据而导致自身损失。
那么，司法实践中对电子数据证据有何规定？施工单位在管理电子数据证据过程中存在什么困难？施工单位如何管控电子数据证据风险呢？
01 施工工程中有哪些电子数据证据？
最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释第116条：
电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。
那么电子数据又有哪些种类呢？
根据最高人民法院关于《民事诉讼证据的若干规定》第14条：
电子数据包括下列信息、电子文件：
（一）网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；
（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；
（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；
（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；
（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。
具体到施工工程中，则包括以下电子数据证据：
（一）现场照片
在工程建设过程中，许多案件事实需要通过现场照片来印证，比如通过现场照片来证明施工条件不满足施工要求（如三通一平未完成）；通过现场照片反应施工进度(如项目封顶）；通过现场照片印证签证索赔事宜（如停工、建设单位提供的工作面不符合要求）等。
（二）聊天记录
即时通讯聊天工具大大提高了沟通效率，及时通信聊天记录包含微信、QQ等，同时即时通讯聊天工具又分为一对一和群组聊天模式。在施工过程中，业主很有可能通过即时通讯工具向施工企业发送工作指令、电子施工图等。
（三）电子邮件
项目建设过程中，业主与施工企业采用电子邮件的沟通方式很常见，通常包括：
· 通过电子邮件发送电子施工图；
· 通过电子邮件发送会议纪要；
· 通过电子邮件发送往来函件；
· 通过电子邮件发送指令单、批复文件等。
（四）系统证据
现在的项目建设过程中，有部分业主单位会要求施工企业使用类似OA办公系统进行履约，通过赋予施工单位工作人员相应权限，实现完成诸如工程量的报送、签证单报送、工程款付款申请等。
02 电子数据保存有哪些问题？
（一）证据的易毁灭性
正如上文所描述，电子数据多为微信、QQ等即时聊天软件记录及电子邮件等，由于建设工程施工项目周期较长，短则一年半载，长则三年起步。而微信等即时通讯软件的聊天记录、电子邮件等过去时间较久之后极有可能出现毁灭，比如：被误删，更换手机或者电脑设备导致聊天记录丢失，附件文件经过一段时间自动被清理无法下载等。
(二）证据持有人更换
建设工程领域中，经常出现的情况是招投标签订合同阶段是一批人、施工过程管理中是一批人、工程建设完工办理结算又是一批人，在这几个阶段之间，人员有可能频繁更换，使得电子数据的管理较为混乱，在出现争议时，只能依靠相关人员口述事实，但如果不能提供相应电子证据，极有可能造成举证不能的后果，使得施工企业造成不必要的损失。
03 如何管理电子数据？
建设工程案件的证据收集组织其实就是建设工程施工合同履行的记录。建设工程项目建设周期长、工序多、人员复杂，需要施工单位树立证据意识，将证据保留落实到项目施工建设过程中。
（一）企业领导要确立证据意识
事在人为，企业的领导是企业运转的头脑与灵魂，领导决定了公司的目标与战略。但现阶段，许多施工企业的领导并未树立法律风险的意识，更有甚者认为证据管理会增加企业额外的成本，对企业来说是一种负担。但在施工企业普遍垫资施工的背景下，如果一个项目纠纷因证据问题而败诉，可能牵一发而动全身，导致其他项目没有足够资金注入，而影响企业利润。所以企业领导要树立证据意识，确立基本的证据管理框架。
（二）项目经理要做好一把手管理
项目经理是建设工程项目的管理者，是项目上的“一把手”，负责项目从开工到竣工的一切事项的管理工作。
但项目经理普遍存在重商务轻证据的问题，并未重视证据的收集保留，比如重要的协议采用口头形式没有书面文件，没有及时办理索赔变更等签证，各类例会没有及时留下纪要，结算资料等重要文件出现丢失等严重问题。这样的项目一旦发生纠纷，基本上处于被动挨打的局面。
所以，项目经理在项目管理过程中，不仅要提高自身的证据管理意识，也要将证据管理纳入到各个管理部门来，将企业领导制定的证据管理框架细化落实到具体的项目管理上来，制定具有可操作性的详细管理方案及绩效管理反馈机制，将证据管理落到实际。
比如建立工作邮箱的统一账号和统一负责人，由专人负责管理相关电子证据，若出现人员离职情况，也要做好交接工作。
（三）及时转化电子数据
在民事诉讼中，书证相较于电子数据展示更为直接且方便，书证的真实性也较为容易证实。
所以，施工企业涉及到重要的文件资料，诸如业主审核的工程量文件、签证变更文件等，业主单位若通过电子邮件或者微信聊天方式发送，应及时与业主沟通，要求其出具相应的纸质资料。
综上，证据是维护施工企业合法权益的保障之一，项目建设过程中的证据收集与固定的核心在于证据意识的树立，只有树立了正确的证据意识，将证据的收集及固定贯彻到项目建设的全过程中去，才能更好地维护自身合法利益。
注：参考《施工企业项目风险防范与合规管理指南》P195-198孙玉军著
参考《结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十）-从上海一投资巨大的游乐项目看施工企业积累履约证据的重要性》朱树英-”建纬律师”微信公众号