干货！公司合同管理实务风险分析及法律建议

第一篇
公司合同管理实务之基础概述
前言：何为公司合同管理？
公司合同管理是指企业对自身以合同这种形式载体承载的交易活动，为合理分配偶然性风险和相互交换信息，在订立、履行、变更、终止、结算、清理等一系列行为中，进行计划、决策、组织、实施、监督、控制的总称。
一 公司合同管理的概念
合同管理的概念：公司在洽谈、签订、履行合同的过程中，各部门根据相关内部管理制度的规定，严格按照既定程序履行相关职权，有效防范法律风险的管理行为。
二 公司合同管理风险保障的主体
梳理并建立公司合同管理参与的部门及相关人员，一般合同管理参与的机构为负责合同具体签订的部门，同时该部门负责人及合同承办人员作为参与人员。
【律师建议】：
1、建立机构与人员的设置（专职机构、专职人员）
机构和人员的设置，主要是为了配合公司制定的合同管理制度及流程的实施，同时在合同管理机构和人员中，一般承担了如：合同拟定、审批、履行（付款、交货、变更、解除、终止）、档案管理等职责，以我公司合同签订流程来看，参与机构是所签订合同的具体部门、事业部、法务部、财务部、行政部，具体参与人员为各部门经理、负责人、合同承办人。
2、制度建设（职权划分、审批流程、监控机制、纠错机制、责任机制）
职权的划分：解决的是公司合同管理过程中，各部门及各人员，对于合同签订、审批、归档等一系列活动的各自所承担的角色和职责。
审批流程：合同审批流程是公司合同管理中，具体应为合同签订过程中必不可少的环节，审批是公司自我管理合同签订的方式，同时也是对合同签订的监督，同时也能排除及防止一些因合同条款或其他因素所带来的合同法律风险，从公司层面来说，是保障其经营的合法性、有序性，最终保障能够通过合同的签订、履行，带来经营收益，从公司部门及员工层面来说，按公司规定进行合同审批，是员工自身工作职责及工作内容。
监控机制：目前监控机制的完成主要依靠合同签订及履行的具体承办人员和所在部门，但健全的监控机制，单凭承办人员及部门是没有办法形成对合同管理的监控，监控机制，应当是贯穿合同签订、履行、归档等等的全过程，例如，未履行完毕的合同，对方仍有部分尾款，或质保金未退还，但该份合同已经做归档处理，这就是明显的缺乏合同监控的机制所导致的，由此带来的公司经营风险及法律风险显而易见。
纠错机制：合同管理过程中，及时的纠错，可能对公司挽回巨大的经济损失，纠错在合同管理过程中，不仅为合同具体承办人员及机构的纠错，同时合同管理的其他参与机构及人员在发现错误时及时进行纠正，避免该错误最终造成严重后果，这也是公司在合同管理过程中最常见的，例如，按合同约定，应当在某年某年某日前交付货物或支付款项，对方未提示，但已经发生逾期交付或付款，又或者在支付款项或货款时金额数量发生错误，支付10万元货款，最终支付了100万！该错误如不及时纠正，都将给公司因此带来严重的后果。
责任机制：该机制应该是公司员工都比较熟知的制度之一，合同管理过程中也不列外，权责并存，权责不相离，就合同审批制度来说，合同的审批权限相对应的就是责任。
3、管理工作（OA、钉钉、其他）
管理工作原来的纸质化处理，现已经被许多智能化软件所取代，公司中所使用的OA系统、钉钉等均是管理工作的内容，同时也是管理方式和手段。
三 合同签订时所存在的风险要点提示
合同法第13条，当事人订立合同，采取要约、承诺方式
1、合同订立阶段一：要约
要约：是希望和他人订立合同的意思表示。应当符合：内容具体确定、表明经受要约人承诺，要约人即受该意思表示约束。（市场买菜）
要约邀请：希望他人向自己发出要约的意思表示。寄送的价目表、拍卖公告、招标公告、招股说明书、商业广告等为要约邀请。商业广告的内容符合要约规定的，视为要约。
2、合同订立阶段二：承诺（承诺的概念及法律含义）
承诺是受要约人同意要约的意思表示。
法律含义：承诺通知到达要约人时生效，承诺生效时合同成立。
3、合同条款（法定的合同必备条款）
法定的合同必备条款及其法律意义
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
【律师提示】
法律的该条规定，仅是起合同示范条款的作用，原则上要求合同应当具备，但不是所有合同成立所必备的条款，简言之，不是合同不具备上述条款就不成立。
【律师建议】合同版本的拟定及提供
如果合同采用格式合同或者合同示范文本签订
文本中常有“其他”或空格，如果在这些“其他”项或者空格处没有内容的话，应写上“无”或相同意思的表示。千万不能空着，最好也不要只划一道“——”，以防被人填上内容。
充分利用意思自治原则设计合同条款
意思自治原则是合同法的基本原则，最集中体现是合同法中的“契约自由”或“合同自由”，充分尊重当事人的自由意志，赋予民事主体之间的意思表示一致等于法律的效力。如在合同中可约定交付定金、设定担保、抵押、设定先履行条件和附加条件、设定违约金条款、设定合同终止和解除条件等明确表述自己的意见。这其中最主要的是设定违约条款。
4、合同订立（主体、内容、形式的合法性）
4.1合法主体的识别：公章、合同章，项目部、办公室、办事处、公司部室等无主体资格，公司公章+法定代表人签字，经办人需出示授权书，并需要与公司核实身份。
【律师提示】
在特殊的商业合同中，还存在如主体具有特殊限制的情况，如建筑、医疗，对主体则要求具备相关资质，另如法律法规所限制的主体，如烟草的经营，又或如《担保法》中明确禁止的学校、机关、幼儿园、医院等公益目的的事业单位，不能作为担保人。
4.2内容：标的明确、质量标准明确、数量单位准确、价款采用通用单位、履行期限明确到年月日、争议解决方式及管辖法院约定明确。
4.3形式：口头、书面、QQ、邮件
口头协议一般适用于当场交易的民事活动。书面协议是最常见及常用的一种，也是我国经济活动中绝大多数采取的签订合同的方式，此种形式可以采取的载体形式也比较多，如传真、电子邮件其实都是书面形式的一种。
四 合同履行中存在的风险要点
1、合同履行的意识（专人负责履行）
合同从签订、对接、履行、付款等事宜，应安排专人进行跟进。
频繁更换对接人存在的风险就是对接不完善、对接沟通存在滞后性，信息不对称等情况，可能影响合同履行进度，严重的可能导致合同违约情况的发生。
2、抗辩权的合法使用（同时履行抗辩权、先履行抗辩权、不安抗辩权）
同时履行抗辩权：合同法第六十六条
当事人互负债务，没有先后履行顺序的，应当同时履行。一方在对方履行之前有权拒绝其履行要求。一方在对方履行债务不符合约定时，有权拒绝其相应的履行要求。
先履行抗辩权：合同法第六十七条
当事人互负债务，有先后履行顺序，先履行一方未履行的，后履行一方有权拒绝其履行要求。先履行一方履行债务不符合约定的，后履行一方有权拒绝其相应的履行要求。
不安抗辩权：合同法第六十八条应当先履行债务的当事人，有确切证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
当事人没有确切证据中止履行的，应当承担违约责任。
同时行使该权利的时候，需要注意，第一，要有确切证据能够证明存在上述法律所规定的情形之一，第二，以书面的方式告知对方所存在的情况以及在情况未消除之前，我方中止合同的履行。对方如果要求履行并且能够提供履行合同的担保，则我方须履行合同义务。
3、预期违约的处理（发生预期违约时，包括己方与对方时的处理）
预期违约，是一方当事人在合同履行期之前明示或默示毁约。对预期违约的救济，是解除合同或立即起诉，要求法院保护自己的权利。
通俗的概括，就是双方在履行合同过程中，对方及己方即将发生违约可能的情况。
4、争议解决的前期处理（履行中发生争议，争议处理机制的建立，前期如何处理对后期发生诉讼或仲裁有利）
负责合同履行是整个合同中的重中之重，一份约定再完善，内容再全面的合同，最终还是靠双方的履行，如发生己方可能违约或对方可能违约的情况时，如何妥善处理等问题，因此，因履行合同的工作失误可能带来的法律风险，主要为公司向合同相对方承担经济损失，违约责任等，同时，该员工也应向公司承担相应责任，且面临被开除、辞退等情形。
在发生争议时的处理注意事项：注意与对方进行积极沟通，尽量采取书面沟通的方式进行，对后续如发生诉讼或仲裁时留下关于争议发生处理情况的有利证据。
争议处理机制：处理机制是关于合同在履行过程中如果发生或可能发生争议的情况下，由合同履行专人及主管部门、公司法务部门等合同管理部门将争议情况及处理意见进行上报，通过各合同管理部门的研究商定对策等一系列的工作，有效的纠纷处理机制，能够在一定程度上化解双方所存在的争议，避免双方因此发生诉累。
第二篇
公司合同管理实务之风险要点提示
一 合同管理风险要点提示
1、公司印章的管理（公章管理的意义，避免人情章、领导章、私刻公章、伪造公章的行为）
印章管理反映的是一个企业的法律风险管理水平。企业内部控制和风险管理的一个很重要的方面就是印章管理。企业法律风险管控从公章开始。
因此，杜绝印章的随意使用，杜绝人情章、领导章，因印章管理及使用混乱极易造成发生法律纠纷后，无从界定责任人，印章的管理及使用尤为重要。
【律师提示】作为公司公章的保管人，其在任何文件上所加盖的印章均为公司行为，应尽到严格按公司流程办理印章的使用，避免公章的违规及违法使用。
2、合同签订的尽职调查（合法授权书出具及审查、资信、商业信誉等，法律意义及风险）
方法：行业内的口碑、工商查询、经营状况调查、资信、商业信誉调查，涉诉涉执行案件调查，涉及重大合同的签订，应当在合同签订前委托律师进行专业法律尽职调查。
3、杜绝事后合同，事后合同的风险：
A、法律风险：
（容易产生纠纷）：无书面合同，仅凭双方口头约定来履行，履行中如发生变化，对双方权利义务均无保障，在处理争议时，双方均会站在对自己有利的角度来进行考虑，一旦无法协商达成一致，此种情形下，一方若违约，因无书面合同约定，另一方无法向其主张违约责任，无法约束对方的行为，更无法保障自身的合法权益。
（容易上当受骗）：合同是双方履行合同约定的凭证，是发生纠纷时的证据，一般合同签订前，双方均会对对方的资信、履约能力等进行一些调查，对合同约定的条款也会进行审查，如果不按公司合同管理的审查流程进行合同签订，那么仅凭口头约定，双方的警惕性也会降低，合同约定也不会有书面约定那么具体，则很容易上当受骗，更严重的是，即时上当受骗时寻求司法的救助，因无书面合同，因无证据予以证明而无法得到司法机关的支持，因此，在公司合同管理中，按照公司制定的合同签订审批流程签订书面合同，才能杜绝以上情况的发生，才能最大限度的防控交易风险，严格杜绝事后合同。
B、管理风险：
事后合同采取的这种“先斩后奏”的行为，导致各职能部门的事先审查无法发挥有效作用，公司审理流程形同虚设。事后合同一般是双方权利义务已经形成后才签订的合同，此时补签的合同已经将之前可能进行的其他合同参与者的公平竞争及竞价磋商排除在外，对于合同价款缺乏有效的控制，容易造成公司成本的严重浪费。其次，事后合同可能有其存在的客观性和特殊性，但这种客观性完全打乱了公司的管理秩序，若只考虑其客观性、特殊性，而不考虑公司管理制度，就必然的导致职权的滥用。若时候合同涉及的内容为采购，因无法及时有效的履行合同，公司又无合法手段让其履行合同义务，此重大瑕疵及失误则会严重影响公司的正常经营秩序，对公司的正常运转产生中的影响，公司经营业务中断，发生法律纠纷给公司带来不良商业影响。
4、档案管理（档案管理的意义及法律风险、合同未归档后发生纠纷）
因合同档案管理不善，未按公司规定进行归档处理，甚至未归档合同原件意见，导致在发生合同争议时，对合同的最终签订情况无法得知，造成在发生争议时的有效解决可能，若因此发生诉讼，对方所持合同原件是否为真实版本都存在一定风险。
5、合同管理过程中可能存在的刑事责任（针对民营企业）
【非国家工作人员行贿罪-受贿罪】
【非法经营同类营业罪】
【为亲友非法牟利罪】
【签订、履行合同失职罪】
【职务侵占罪】
【挪用资金罪】
二 公司合同管理的法律意义
1、保障交易安全（维护双方经济交易的安全，有序推进公司的经营活动开展）
2、避免经济活动中公司的经济损失（合同的管理，最终实现的是公司经济效益的增加，从而避免公司不必要的经济损失）
3、避免自身履职所带来的职业风险（作为公司合同管理中参与者，合同管理既是工作内容之一，同时审慎、依法、严格参与合同管理也能避免因此给自身带来职业风险）