建筑施工企业印章管理的风险防范系列研究汇编集合

用印管理是企业防范业务和经营风险的重要关口，良好的用印管理制度是企业高效运营不可或缺的组成部分，对于建筑施工企业这类印章种类繁多、日常使用频率较高的企业而言更是如此。建筑施工企业在项目施工过程中涉及多个外部主体，包括建设方、监理方、行政监管部门、供应商、分包商等，在日常工作中需要签订大量的设备租赁、材料买卖等合同，由于需要前期垫资，还可能涉及签订借款合同。印章在建筑施工企业日常经营过程中使用频率高，种类繁多的特点，极容易导致存在管理混乱、职权划分不清的情况，产生较大风险。而实践中，加盖不同印章会对合同成立、生效产生不同影响，因此建筑施工企业更需要在日常工作中加强对用印的日常审核，注重印章保管，防止不当使用的情况发生。
本系列文章根据建筑施工企业的行业特点，结合现行法律法规及经典案例，针对性地分析了建筑施工企业印章管理的风险点，并提出具有借鉴意义的解决方法，以指导企业防范风险、提升效益。
一、工程印章的种类及管理风险
工程印章种类较多，主要有公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章、资料专用章、项目部专用章及其他印鉴。建筑施工企业印章管理风险主要来自于四个方面：1、日常管理过程不严格。不注重对公章备案，开具授权委托书及介绍信的流程不规范等都会给印章管理带来诸多风险。2、权限控制不严格。对权限把控的不严格会导致用印使用混乱，从而造成诸多隐患。3、日常审核和保管不严格。用印过程中缺乏相关审批手续或审批手续不规范、不严格等，会给印章的日常管理造成风险。4、未慎重选用项目经理及普法教育力度欠缺。项目经理用印权限较大，应当慎重选任；同时应当注重对员工的普法教育，增强遵法意识。
二、加强工程印章的日常管理
首先，建筑企业应当注重对刻制的印章及时备案，经过备案的公章有防伪标示并且可以在出现纠纷时进行司法鉴定，从而防止出现私刻公章时难以举证承担不必要的法律责任。其次，在对营业执照复印件等其他证照上加盖公章时，应当注明使用用途，时间信息，避免另作他用。再次，应当禁止开具空白授权书及介绍信，开具授权书及介绍信的事由与时间必须明确具体，被委托职工必须是公司内部职工，且委托事项内容必须与岗位匹配。最后，应当规范用印审批流程，建立用印台账制度，并要求全体人员严格执行用印审批和登记手续，认真、清楚、详细地填写印章使用登记簿。
三、严格控制用印权限
建筑施工企业应当严格限制印章权限，尤其是对涉及权利义务变更的文件，必须要求加盖“公章”，防止印章滥用造成不必要的风险；此外还需要对具体负责人的权限进行限制，防止其利用权利谋求私利。同时还应当建立明确的印章管理制度，并推行保证金制度，要求建设施工主要管理人员及敏感岗位人员必须缴纳一定数额的保证金，对其管理行为进行约束，还可以要求印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责，对管理人员的行为进行约束，防止权利滥用的滋生。
四、注意日常审核保管及普法宣传
建筑施工企业应当注意印章的日常保管，建立审核监督机制，注意印章的封存和销毁；还需要注意在印章丢失后及时报案，公告，防止印章被别有居心之人不当利用。此外，对于建筑施工企业来讲，项目经理的选任极为重要，实践中项目经理与材料商等签订合同约定过高违约金，与供应商串通损害企业利益的事情屡见不鲜，因此建筑施工企业在聘任项目经理时不仅需要从能力进行考察，更要从人品素质进行考察，防止不必要的风险。最后，鉴于建筑施工企业的人员构成复杂，流动相对较大，因此更需要注重在日常工作中的普法宣传，要求全体人员严格遵守企业用印制度，树立法律意识和规则意识。