员工私自订立合同，公司需要承担付款义务吗？

关键词：公司治理 合同纠纷 劳动工伤 知识产权
在公司日常的经营活动中，为了便利与客户的交易，经常由员工代表公司与客户进行磋商订立合同。但是有些员工会在公司未授权或者授权时间已过的情况下，与客户订立合同，在这种情况下公司可以拒绝支付货款吗？
经典案例
甲为A公司的采购人员，乙为A公司财务。A公司与B公司之间长期保持汽车零配件采购业务往来，甲被指派负责与B公司进行沟通对接。2019年8月至2019年11月期间，甲一直通过微信向B公司发送采购配件清单及图片，B公司按清单发货及发票请求结算款项。
在2019年12月至同年2020年1月间，B公司像之前一样接到A公司的采购清单并发货，但是A公司却迟迟未结算货款，甲表示正在向财务乙请求结算款项。一个月过后，B公司还是未收到货款，于是B公司向A公司请求支付货款，A公司表示2019年12月至2020年1月期间未向B公司采购，甲向B公司采购的行为是甲个人行为，与本公司无关，所以款项应该由甲支付。B公司诉至法院。
法院审理认为：案涉汽车配件的买受人应为A公司。因为A公司确认甲为其员工，一直由甲负责向B公司下订单及对接工作。且甲和财务乙要求B公司将货款发票开具到A公司名下，故B公司有理由相信汽车配件交易对象为A公司。对于A公司辩称甲向B公司采购的行为是甲个人行为，未提供证据加以证明，法院难以采信。所以，判决甲败诉，需要支付B公司货款。
风险提示
如果公司的部分业务经常由某个员工固定与客户沟通联络，或曾经授权员工与客户订立合同，都会使得客户有理由相信该员工是有权与其订立合同，根据法律规定，该员工以公司名义所签订的合同就需要由公司承担责任。所以，为了避免承担责任，公司需要采取相应的措施来防止员工私自订立合同。
公司治理建议
公司采取什么措施能够有效防止员工私自订立合同，避免公司风险呢？
1、制定合同管理制度
制度需明确所有业务合同要走审批流程，并加盖公司公章。特殊情形若由员工个人代签署，必须由公司出具授权书。授权委托书应标明具体的授权人员、授权事项、授权期限。授权管理制度能够规范员工的行为，有效的预防员工私自订立合同给公司带来的纠纷与损失
2、严格把控合同审批流程
员工能私自订立合同，说明公司的合同用印审批流程也存在问题。所以公司需要严格把控合同审批流程。公章由公司专人保管、使用，不得转委托他人；并且严格执行合同审批流程，所有的合同都需经过律师或法务的审查才能用印；用印时，还需核对用印文件与线上审批过的文件是否相同。对于合同盖章问题，可阅读《公司未盖章且合同无效，为何仍承担支付义务》
3、曾经授权的员工离职应及时通知合作伙伴
对于离职的员工，公司应全面排查对该员工的授权事项，出具书面解除授权通知，并且及时将解除授权的相关情况告知客户。如果不及时告知客户，当离职的员工依旧以公司的名义与客户订立合同，该员工行为构成表见代理，那么该合同的付款责任同样需要由公司承担。为了避免风险公司及时通知客户。