企业签署电子合同指引

受疫情影响，今年春节过后许多企业启动了线上办公模式。在人员分散、不便盖章和面签的背景下，签署电子合同成为了企业刚需。由于如今签署纸质合同仍然是企业间签约的首选方式，许多企业对于签署电子合同还比较陌生。本文将提供企业签署电子合同的指引，帮助有需要的企业拨开电子合同的迷雾。
一、电子合同的特征
相较于纸质合同，电子合同存在以下特征：
01 - 远程签署，零接触
相较于纸质合同需要合同相对方当面或邮寄签署，电子合同的修改与签署全程在线上完成，较为方便和快捷，在疫情严峻的情况下这个特征尤显优势。
02 - 合同当事人易于识别
合同相对人在签署电子合同之前要先经过多重身份认证，在签署时还需要进行短信验证码验证、人脸识别等，保证合同当事人的身份以及签署合同的意愿真实、明确。
03 - 易于保存，难以篡改
传统的纸质合同必须以纸张为媒介，在保存上容易丢失，亦可能被使用技术手段修改。而电子合同以电子数据为媒介，便于保存，同时由于电子合同使用了多种加密手段以保障安全性，不易被篡改。
二、电子合同的效力
电子合同是《合同法》《电子签名法》中明确规定的以“数据电文”形式订立的合同，属于书面合同的一种。
同时，《民法典》（2021年1月1日生效）第四百六十九条规定“以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式”再次确认了电子合同系书面形式的合同。
《电子签名法》第十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
可见，使用了“可靠的电子签名”的电子合同与手写签字或者盖章的纸质合同在效力上并无区别，在符合合同成立的要件并且不存在法律规定的无效事由的情况下合法有效。
《电子签名法》第十三条对于“可靠的电子签名”作出了以下规定：
（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
目前市面上存在大量的第三方电子合同平台，这些平台为合同当事人签署电子合同提供不同程度的协助，以保证合同当事人电子签名的可靠性和电子合同的有效性。
在司法实践中，通过第三方电子合同平台签署的电子合同的效力普遍能够得到法院的认可，如（2018）粤 0304 民初 28466 号案中深圳市福田区人民法院认可合同当事人通过“法大大”平台签署的借款合同的效力、（2019）粤 0391民初 543 号案中深圳市前海合作区人民法院认可合同当事人通过“e签宝”平台签署的《授信额度协议》的效力。
三、签署电子合同的指引
为确保电子合同的有效性，第三方电子合同平台需要对合同当事人进行实名认证，以将账号密码与合同当事人对应起来；
在签署合同前再通过短信验证码等方式确保账号密码处于合同当事人的控制之下、验证合同当事人签订合同的真实意愿；
同时，第三方电子合同平台一般采用CA认证、哈希值校验、可靠时间戳、区块链等技术在加密、传输、存储等环节来保证电子合同不被篡改。
具体而言，企业通过第三方电子合同平台签署电子合同，通常需要经过以下环节：
第一步 实名认证
根据第三方电子合同平台的指引，填写企业基本工商信息、企业对公银行账号信息、法定代表人身份信息等内容，上传企业营业执照照片、法定代表人持身份证照片等文件，并按操作完成人脸识别即可。
第二步 在线签署
自行上传合同或使用第三方电子合同平台上的合同，填写签约方、签约截止日期等相关信息，添加企业的电子签名及签署日期。至此，此份电子合同就完成了己方的签署。在添加电子签名的过程中可能需要通过短信验证码、人脸识别、手机盾等多种形式验证身份。
第三步 发送合同
在第二步“在线签署”完成后，企业可以选择将电子合同发送给合同相对方签署，第三方电子合同平台将记录发送时间。同时，对方会收到相应的通知信息。
第四步 对方签署
对方收到通知后，需登录同一个第三方电子合同平台并完成实名认证，在查看合同内容无误后，即可进行电子签名，完成合同签署。
第五步 合同管理
电子合同签署完成后，合同当事人可在线查看合同详情。一般第三方电子合同平台都具有电子合同的在线检索、查阅、分类、归档、下载等功能，便于企业进行合同管理。
第六步 取证
如果因签署的电子合同发生争议，可以根据第三方电子合同平台的指引申请该电子合同的电子认证证书以及其他供诉讼之用的证明文件。
以上环节在各个第三方电子合同平台会有一定差别，但总体大同小异。企业需要根据平台资质、数据安全性、用户量和使用成本等角度选择第三方电子合同平台。
虽然如今企业签署电子合同的场景远少于签署纸质合同的场景，但是基于电子合同快捷、安全和易管理的优势，在本次疫情发生之后，电子合同的运用场景会越来越广。企业需要对此做好充分的准备，也许下一个合作对象采用的就是电子合同。