近期新冠疫情的影响还在持续，虽然各地政府已经相继出台了企业复工的政策，但实际上现阶段我们仍处于抗疫的关键时期，各地区仍采取严格控制交通、入城检查等措施，这在一定程度上给企业公司员工现场办公带来了限制。另一方面，各企业公司为了确保取得疫情防控的最终胜利以及最大限度的保证员工的身心健康，积极响应政府号召减少人员聚集，也采取了远程线上办公的方式。
疫情防控可能还将持续一段时间，但公司的经营和运转也必须推进，在这种特殊时期远程办公的模式可以说是一种最佳选择。远程办公一方面解决了公司企业的复工需求，但同时也给公司带来了新的挑战。公司运营就需要作出决议，那么传统公司治理模式中所依赖的股东会、董事会应该怎样召开，怎样作出有效决议？在股东和董事无法到达现场的情况下，公司是否还能做出有效决议？有鉴于此，本文将围绕有限公司的相关制度对疫情期间公司股东会以及董事会有效召开的实务操作问题进行分析。
一、公司股东会以及董事会召开的一般规则
根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）的规定，公司召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。而董事会会议一般由董事长召集和主持，应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。另外，《公司法》第22条还规定了：“股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销”。
由以上规定可知，对于公司而言作出有效决议的前提是召开股东会或董事会，换言之，股东会和董事会作为合议制机关以开会方式作出决议为一般原则。并且股东会应该由全体股东出席，董事的出席人数虽然可以由公司章程决定，但一般公司均会规定全体董事出席，因为会议的出席人数以及表决权的行使都会对最终决议的有效性产生影响。当然若股东或董事确实因故不能参与会议时，《公司法》也做出了灵活机动的安排，允许股东和董事委托代理人代为参加会议行使表决权，但这些都是针对召开会议的规定。
二、疫情期间公司是否可以不召开股东会或董事会直接作出决议
《公司法》第37条第2款规定，对股东会表决的事项，如果股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。此规定意味着有限公司在某种特殊情况下可以不现场召开股东会，即有限公司可以以“传签”的方式作出有效的股东会决议，前提是公司全体股东对决议内容表示一致同意，并且在决议文件上签名、盖章，决议才能够有效。
另外，根据《公司法司法解释四》第5条“公司未召开会议的，但依据公司法第三十七条第二款或者公司章程规定可以不召开股东会或者股东大会而直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章的除外”的规定，如果公司章程中有可以不召开会议的规定，那么公司也可以不召开股东会而直接作出决议。
而关于董事会会议的召开，《公司法》对有限公司基本没有作出要求，允许公司通过章程自主决定。也就是说没有具体说明董事会决议是否可以采用“传签”的方式，因此董事会是否能够不开会而直接作出决议就取决于公司章程的规定。
综上分析，公司股东会或董事会以开会作出决议为一般原则，但在特殊情况下公司也可以不召开会议而直接作出决议，但必须遵循公司法以及公司章程的相关规定，否则可能会因为未开会而导致决议的不成立。那么针对疫情期间如果公司不召开会议，但又需要作出股东会或董事会决议的情况，笔者认为实务操作中应严格把握以下几点：
- 查阅公司章程的内容，确定是否有可以不召开股东会或董事会而直接做出决议的规定，如果有可以按照章程的相关规定操作。
- 章程中没有规定的，股东会可以采用“传签”的方式作出决议。但前提必须是按照规定通知全体股东由全体股东形成一致书面意见，且全体股东必须在决议文件上签字、盖章。
- 对于董事会决议而言，因《公司法》并没有明确规定可采用“传签”方式，因此如果公司章程中没有明确规定的情况下，不排除采用传签方式而导致董事会决议不成立的可能。
三、公司通过远程线上方式召开股东会或董事会是否可行
若公司股东或董事受疫情影响无法到公司参会而公司又无法以“传签”的方式作出股东会或董事会决议，那么是否可以通过视频电话、网络会议、微信群等线上方式召开会议，作出的决议是否也是有效决议呢？实际上这个问题的本质所指就是股东会或董事会应该以什么方式召开。
我国现行法律法规并未对公司会议作出强制性规定，而公司法虽然对股东会以及董事会的召开规定了一系列程序要求，但并未对会议具体方式作出明确规定，也就是说并没有要求股东或董事开会必须是面对面现场进行。实践中，如果公司采用了线上会议的形式，其对股东会或董事会决议效力的影响主要取决于具体形式以及是否符合公司章程的规定。笔者通过对相关案例的搜索发现，司法实践中也不乏认可线上会议有效的判决，例如在上海市第一中级人民法院（2018）沪01民终3108号艾荻环境技术（上海）有限公司诉上海境闲机械设备制造有限公司公司决议撤销纠纷一案中，尽管原告对董事会采用微信视频的会议形式提出质疑，但两级法院均未对此进行否认。另外，2020年2月13日浙江省高级人民法院民事审判第二庭《关于审理涉及新冠肺炎疫情相关商事纠纷的若干问题解答》第8条中也明确了“根据疫情期间的实际情况，公司采取网络会议、电话会议等多种形式召开股东会、董事会、监事会，并提供相应证据证明且符合公司章程规定的，人民法院应认定上述会议决议的效力。”
因此，对于疫情期股东会或董事会是否可以采取线上方式召开的问题，笔者认为答案是肯定的。事实上近些年随着互联网在商业活动中的逐步应用，电话会议、视频会议、微信工作群等新型会议模式日益增多，相比传统的现场会议，新型会议形式更能有效解决股东或董事地域分散、以及公司召集临时股东会或董事会的问题，提高公司的经营决策效率，最大程度保障全体参会人员到会并行使表决权的意愿。但具体操作中还应注意公司章程是否有所规定： - 如果章程有关于线上会召开的规定，可以按照章程的规定操作即可。
- 如果章程中没有规定，公司也可以采用线上方式，但为了避免未经公司章程约定或单次股东会决议擅自采用线上方式参与会议而被视为“未出席”、“未表决”的风险。笔者建议在会议召开前要先争取与各位股东、董事沟通，征得股东和董事同意后才能将会议形式变通为线上的方式，以此来弥补公司章程未做线上会议规定的空白。
四、疫情期线上召开股东会或董事会的实务操作要点
如上文所述，疫情特殊时期公司可以变通采用线上方式召开股东会或董事会，线上会议也应遵循公司法以及公司章程对会议的具体规定。但线上会议因其自身形式的特殊性与传统会议在会议通知、会议记录、会议表决等方面均存在不同，因此以下笔者将对线上召开股东会或董事会的实操要点进行提示，以避免因会议程序或形式上的不当而导致决议不成立的风险。
（一）会议通知的实操要点 - 通知时间
根据《公司法》的规定，股东会会议的通知时间应以公司章程的规定或全体股东约定为准，以法定的15天作为补充标准。对于董事会会议而言，实际上公司法并对有限公司做出明确要求，一般由公司章程自主决定。因此关于线上会议的通知时间笔者认为：应该首先按照公司章程的规定进行操作，如果章程中没有规定可以参考《公司法》提前15天通知的规定，对于董事会会议来说也可以此作为参考。另外，如果因为疫情期间外部情况的复杂性和决策的紧迫性，公司无法满足提前15天通知的要求，又为了防止临时通知而造成的程序风险，笔者建议可以在通知内容里增加关于会议召开的确认函，并取得回函以保证全体股东或董事知晓会议召开。 - 通知方式
线上会议的通知方式与传统会议基本相同，可以采用口头通知也可以采用书面通知的方式，但主要还是取决于公司章程的规定。若章程中对通知的方式并无明确要求，鉴于证据留存的需要笔者建议应通过书面的方式通知。出于效率的考虑笔者建议可以通过电子邮箱、短信、办公软件等多种方式有效将通知送达各股东。
（1）如采用传统书面通知邮寄方式，笔者建议尽量使用可以留痕的方式，比如挂号信或EMS，并且要对送达结果进行留存，以避免因没有规范履行通知义务而导致会议召开程序瑕疵。
（2）如采用数据电文形式，应根据不同的通知载体来确定如何保留通知痕迹，并且在条件允许的情况下，可以同时选用多种通知方式。例如采用电子邮件方式，建议优先使用公司邮箱或经收发双方确认过的邮箱，开启邮箱回执功能，保存邮箱服务器上的发送状态；如采用其他通信方式发送笔者建议优先选择公司内部工作平台，可利用平台的公告模式发送通知，而对于其他通讯方式应及时截取保留发送截图。 - 通知内容
线上会议的通知内容除了应该包括传统会议通知内容以外，还应特别注意通知关于线上会议的具体方式。建议应在会议通知中具体说明会议采用的方式、线上接入会议的具体方法和渠道，会议中的沟通、表决方式以及会以后文件签署的方式和要求等。另外，在会议通知中可以附上确认函，要求收到通知的参会人员进行回函确认。
总而言之线上会议的合法通知是保证会议有效性的前提，在此特别提示，会议召集过程中不仅要确保在合理时间内向所有参会人员通知会议相关事项外，还必须收到其表达参会意愿的明确回复。
关于这一点笔者查阅了大量的案例发现，司法实践中虽然有法院推定，已在会议通知群组的拟参会人员，在会议通知发出后即应视为收悉该通知(参见陕西省渭南市临渭区人民法院（2018）陕0502民初135号陕西微能联众能源科技有限公司与陕西产投绿能综合能源有限公司决议撤销一案），但大部分的法院还是认为必须要收到参会人的明确回复，否则将构成会议召集程序瑕疵从而导致会议决议的不成立（参见(2018）沪0107民初19770号民事判决书、（2018）桂民申2399号民事判决书）。因本次新冠疫情属于突发的特殊情况，很多公司章程中都没有关于线上会议的规定，在此情况下若在会议通知中附确认函，一方面可以及时传递全体股东以及董事对会议情况的知晓以及参会意愿，同时也可以以此作为同意召开线上会议的证据，也弥补了公司章程中的空白，最大限度降低风险。
（二）会议记录的实操要点
虽然《公司法》并未对公司不制作会议记录设定后果，没有会议记录不会直接导致会议决议的不成立，但为了证明线上会议召开的真实性以及参会人员的真实意思表示，为会议召开留存必要证据，律师建议应按照实际开会情况制作会议记录并由全体参会人员确认。当然线上会议的会议记录除了有书面会议记录，也包括电子会议记录，可以留存会议过程的录音、录像、聊天记录等。书面会议记录应特别注明本次会议的方式，例如“本次股东会以线上会议形式召开，公司将提供视频电话、微信群的方式为股东参加会议提供便利，股东以上述方式参加股东大会的均视为出席”。
另外，书面会议记录制作完成后，在疫情期间可以先通过电子邮件、短信等方式发送给股东和董事，并要求其通过相应的形式予以回复确认，待本次疫情消除后，由股东和董事等相关人员在纸质会议记录上确认、签名。
（三）表决权行使的实操要点
股东会或董事会会议的表决包括表决规则和表决方式两个层面。 - 就表决规则而言，线上会议与传统会议无异，都应该首先遵循公司章程的规定，如果章程没有特殊规定按公司法的一般规定执行即可。
- 就表决方式而言，应该以会议通知为准，可以采用线上表决或会后书面表决的方式，针对线上表决可以利用视频录像和会议记录进行结果固定，会后书面表决可以依靠书面邮寄渠道或数据电文形式。
无论是采取什么样的表决方式，律师建议公司尽可能提前准备表决票，无论是纸质或电子版本的可以在会议召开前随会议通知一起送达给参会人员，会议召开时参会人员表决后可以对表决票进行拍照或将电子版传送给会议记录人留存，在疫情缓解后应及时将表决票交回给公司，公司应保存表决票的纸质版及电子数据文件。
（四）决议签署的实操要点
决议的签署应该是股东会或董事会召开的最后一个环节，也是股东会以及董事会的会议结果的书面固化，在公司纠纷案件中股东会以及董事会决议都是极为重要的诉讼证据。公司采用线上会议的模式，一般应将会议决议以纸质或生产电子文档的形式向参会人员发放，并要求其签字确认。若是采用纸质的决议文件，可以通过邮寄传签的方式实现签署。但实际上在疫情特殊时期很多公司更愿意选择对决议内容生成电子文档，以电文数据的形式要求股东或董事签字确认。
若采用签署电子文档的形式，律师建议公司应遵循《中华人民共和国电子签名法》的相关规定，以事先约定使用作为前提，换言之，应该在获得全体股东或董事的认可后才可以使用，否则可能会导致决议的瑕疵。解决这一问题的关键点就是可以事先在会议通知中说明使用电子签名的做法，并取得全体股东或董事的同意。
结语
新冠疫情给我们的生活和工作都带了巨大的挑战，对于企业而言更是一场持久战，在这特殊的时期应该充分发挥法律制度对企业经营的保价护航作用，减少疫情的不利影响。当然对于企业而言在不断摸索新方式解决实际问题的同时，也应注意与现行法律制度的接轨，避免不必要的风险。另外，通过本文的分析也让我们看到公司章程制定中的许多未知领域以及不足之处，提醒着企业尤其是公司应不断完善自己的章程制定，以提高自身的抗风险能力。