建筑施工企业印章管理的风险防范（四）——注意日常审核保管及普法宣传

前 言
建筑施工企业在日常工作中需要签订大量的设备租赁、材料买卖等合同，此外由于需要前期垫资，还可能涉及签订借款合同，可见印章在建筑施工企业日常经营过程中使用频率极高。因此，这类企业就更需要在日常工作中加强对用印的日常审核，注重对印章进行保管，防止不当使用的情况发生。此外，由于建筑施工过程中会选聘项目经理，而项目经理有时并非是该企业的固定组成人员，并且项目经理具有较大用印权限，企业在选任前，需要审慎考察，不仅是业务能力，还有人品素质，一旦选用失误会给企业造成巨大损失。同时，建筑施工企业还需要注重日常对员工的普法宣传教育，使员工树立法律意识，严格遵守用印流程，不触碰用印红线，避免给企业造成不必要的损失。具体可以从以下几个方面进行：
一、注意日常审核和保管
1、加强日常工作中的法律审核及检查监督
建筑施工企业应当对经济合同、重大决策、授权委托书、印章使用及规章制度等工作进行法律审核。对具有变更当事人权利义务的往来函件、会议纪要、承诺书等也应按照规章制度进行严格审核，充分发挥法律事前把关作用。建筑施工企业应当将印章管理作为日常检查工作的一部分，定期对印章管理及使用情况进行巡检，有问题立即指出并进行纠正。可以设立印章监督管理岗位，由纪检监督小组或个人履行职责，该小组或个人直接对企业负责，企业可以考虑适当给予岗位补贴，未尽到职责进行相应处罚。
2、注重印章的保管
公章不能放置在一般办公桌抽屉中，也不能脱离保管人员视线或允许他人代为加盖，更不能允许他人携带外出。否则将会导致公章被损毁、丢失、被盗的风险加大，以及责任认定不清。
因此，建筑工程施工企业应当将公章放置在专用的保险柜内，由专人保管，保管人应当确保公章不脱离自己的视线范围，需要交接时，应当履行完备的交接手续，并载明移交人、接受人、监督人、交接资料清单等内容。确实需要携带公章外出的，应当提交申请，由主管以上领导同意，并且确保至少2人以上同行，发生异常情况时及时汇报。此外，还应当建立使用登记档案，在日常工作中对加盖文书复制留存，并按时间顺序排列妥善保管。从而防止私自加盖公章，有利于真假公章的识别，也便于后期核实加盖文书真实性。
3、项目结束后及时回收封存和销毁
施工项目结束应组织相关部门对失效印章进行清理，及时回收竣工项目印章，降低印章管理风险。施工结束后将是完善工程资料、后期工程款结算等工作，此阶段可能剩余的员工人数已经不多，往往存在工作弹性较大、职责划分不清等问题，印章使用相对更加随意。
因此，建筑工程施工企业应当在项目部章管理制度中制定相关的印章回收、封存、销毁内容，以指导工作人员实施并监督。项目施工结束后，建筑施工企业应当及时收回印章，需要盖章的资料由企业出具项目印章统一加盖。若企业与项目所在地距离较远，往来不便利，则可以预留行政人员专用印章，并明确用章直接对公司负责，项目经理不得私自使用印章或授权他人使用。
二、慎重选用项目经理和对有关人员加强普法宣传等
1、谨慎选用项目经理
建筑施工企业工程中标后，由项目经理在一线进行施工管理，并且对建设施工整个流程的事务具有较大决定权力。因此，建筑企业必须谨慎选用项目经理，对其能力、经验，职业操守和对企业的忠诚度进行严格考核。
例如“孙智慧、荘沛霖等挪用公款案件”湖北省高级人民法院在（2014）鄂刑一终字第00010号刑事裁定书中认定武汉市水务建设工程公司第二施工公司项目经理金波在挪用公款犯罪中起次要作用。
法院查明：2004年至2011年期间，被告人金波因长期赌球欠下大量赌债。为还清赌债，武汉市水务建设工程公司第二施工公司（系国有企业，以下简称“第二施工公司”）出纳被告人孙智慧（金波之妻）起意并伙同该公司会计被告人荘沛霖及被告人金波共同挪用单位公款。孙智慧利用担任国有公司出纳的职务便利，擅自填写银行转账支票并加盖出纳印某后，交由荘沛霖盖章。荘沛霖明知孙智慧挪用公款，仍利用其担任国有公司会计的职务便利，在支出无科目标签及领导审批情况下，私自加盖公司财务章和法人章，任由孙智慧挪转单位公款。孙智慧和金波持转账支票将单位公款转存至由金波注册并实际控制的武汉诚鸿泰商贸有限公司（后更名为武汉鑫源头水务工程有限公司）账户上支配使用。在此过程中，孙、荘二人相互串通，由孙智慧扣留工程款收入银行进账单，荘沛霖不将收入做账，待该工程需向上级单位报产值时，再通知孙智慧将暂扣的银行进账单入账，孙智慧则扣留其他工程收入银行进账单，依次循环共同掩盖其犯罪事实。自2008年2月至2011年12月，三被告人采取上述方式39次挪用单位公款共计人民币5199021.28元。其间，部分公款被孙智慧、金波用于归还赌债；为了归还前期所挪用的公款，孙智慧和金波又继续挪用公款用于炒期货和到澳门赌博，但全部亏损，致使公款无法归还。2012年8月31日、9月1日，孙智慧、金波先后向检察机关投案，并如实供述了全部罪行。
此类刑事案件不胜枚举，由此可见，慎重选用项目经理对于建筑施工企业来说非常重要。
2、发现印章遗失、被盗、被抢、毁损后及时报案
公章遗失、被盗、被抢、毁损后不能自行重新刻制，而是应当及时向公安机关报案或报告并在报纸上公告声明作废。否则会面临公安机关等有关行政部门的处罚；对恶意使用丢失或被盗公章形成的合同等难以被认定为恶意使用，建筑工程施工企业可能会因此承担不利的法律责任。
因此，在发生上述情形时：首先，应当立即向公安机关报案，并要求公安机关立案登记，取得立案材料，掌握案件主动权。其次，应当在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，发现仿冒合同时，应当及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实。
但在一些情况下，建筑施工企业需要注意，即使发布了公章遗失声明，仍然可能承担法律责任。
例如“广东新润成陶瓷有限公司与湖北桁立建设工程有限公司买卖合同纠纷一审民事判决书”一案中，武汉市硚口区人民法院在（2015）鄂硚口民二初字第00832号判决中认定：本案合同签订人饶斌系被告公司法定代表人饶刚的父亲，有可能接触到被告公司印章，被告虽提交公章遗失的声明，但遗失声明公告日期在合同签订之后，且被告对合同中印章真实性并未否认，故本院认为，被告饶斌应是接受被告的委托与原告签订的《购销合同》，内容未违反国家法律、法规的强制性规定，合法、有效。原告依约向被告供应各类瓷砖，被告应按约定的时间支付货款。被告称他人擅自使用其公司公章，不承担付款责任的抗辩理由本院不采纳，即使是他人擅自使用公章，被告因未尽到管理义务，应对合同承担责任后再向饶斌追偿。
法院在实际审判中，不仅仅关注是否发布了公章遗失公告，还会结合具体事实进行判断。在该案中，被告虽然提交了公章遗失声明，但仍然被法院认定为需要承担责任，是因为：第一，合同签订人系被告公司法定代表人的父亲，具有接触公章的可能性；第二，合同签订的时间早于遗失公告发布的日期，并且对方已经按照合同约定供应了货物；第三，被告实际接收了货物。
3、加强普法宣传及违规处罚力度
建筑工程施工企业应当注重在企业内部开展有关公章风险管理培训，不能将公章管理风险防控意识仅仅停留在管理人员层面，需要全体员工都树立起公章风险防控意识。加强公章风险管理的普法教育与培训，让全体员工明确公章保管、使用和监督的重要性及必要性，尤其加强对合同印章效力、表见代理行为等重点法律知识的学习，提高对印章管理重要性的认识。定期检查公章管理制度的执行情况，对不遵守规章制度的人员公开批评教育。对违规使用印章等情况要及时进行通报追责，加大惩处力度；对违规使用印章造成经济损失的，追究经济责任，涉及犯罪的要追究其刑事责任。
结语：
综上所述，建筑施工企业应当注意印章的日常保管，建立审核监督机制，注意印章的封存和销毁；还需要注意在印章丢失后及时报案，公告，防止印章被别有居心之人不当利用。
此外，对于建筑施工企业来讲，项目经理的选任极为重要，实践中项目经理与材料商等签订合同约定过高违约金，与供应商串通损害企业利益的事情屡见不鲜，因此建筑施工企业在聘任项目经理时不仅需要从能力进行考察，更要从人品素质进行考察，防止不必要的风险。
最后，鉴于建筑施工企业的人员构成复杂，流动相对较大，因此更需要注重在日常工作中的普法宣传，要求全体人员严格遵守企业用印制度，树立法律意识和规则意识。