建筑施工企业印章管理的法律风险及注意事项

企业印章是企业日常运营管理中行使职权的重要工具，关系着企业是否能够良好运转，其使用也是业务经营过程中的重要风险点，尤其是建筑施工企业在项目施工过程中涉及多个外部主体（如建设方、监理方、设计方、勘察方、供应商、分包方、行政机关等），因项目多、项目跨区域、印章需求大等因素导致建筑施工企业同时存在多枚印章的情形，常出现管理混乱、职权不清、种类不明等情况，进而引发法律风险。本文通过对建筑施工企业用印过程中疏于日常管理引发的法律风险进行分析，提出一些使用、管理建议，供各施工建筑企业参考，以避免因印章管理问题给企业造成不必要的损失。
1、建筑施工企业印章的主要类别
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十二条：国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。实践中，根据建筑施工企业运营的常规习惯，一般情况下，建筑施工类企业印章主要可分为以下五种：
1.公章：以企业名义行使相应职权，主要用于企业对外事务处理，工商、税务、银行等外部事务处理时加盖；
2.财务专用章：用于企业财务票据的出具，支票等出具时加盖；
3.合同专用章：于公司签订合同时需要加盖；
4.主要负责人印章：指企业或其分支机构、部门等主要负责人实施职务行为时使用的印章，如法定代表人印章、财务负责人印章等；
5.项目部印章：指以具体的项目部名义行使相应职权或用于项目管理活动中并明确专门用途的印章，如项目部资料专用章等；
结合建筑施工行业的操作流程及产生相关法律风险的一般特征来看，实践中使用频繁、引发纠纷最多的主要集中在项目部印章及合同专用章等两类印章中。因此，建筑施工企业要格外注重做好该两类印章的管理、使用工作。
2、建筑施工企业印章管理的常见风险
在建设工程领域中，特别是一些下属工程项目数量较多的大型施工企业，因疏于对印章的监控保管及印章保管人责任意识与风险意识的薄弱，常导致企业遭受不必要的经济损失。司法实践中，建筑施工企业印章未经备案或丢失、被冒用、盗用、乱用后产生的法律风险主要如下：
1.使用未经备案印章的法律风险
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十三条规定，国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。即企业使用的各类印章均需依法申请，待有关部门通过审核后方可到公安机关批准的单位进行刻制完成备案。另外，企业在办理工商登记时，也需要在工商部门对相关印章进行备案。
但实践中，因建筑施工类企业项目工程地域分布广，印章的数量和种类使用需求相对较大，若将所有印章都进行备案，不具备现实的可操作性。故，在实务中，施工企业多使用未经备案印章进行交易。
根据《中华人民共和国合同法》第四十九条规定，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。参照《全国法院民商事审判工作会议纪要》（简称“九民纪要”）第41条1规定“法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为，表明其是以法人名义签订合同，除《公司法》第16条等法律对其职权有特别规定的情形外，应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持”。
即：使用未经备案的印章时，一旦发生法律纠纷，即使施工企业极力否认争议印章的效力，只要满足一定的合同成立条件，该印章不论备案与否、真假与否，都将对施工企业产生法律约束力，由此便会为施工企业带来一定经济损失。
另一方面，若未备案印章因管理不善丢失、被复制复刻、被伪造或变造等，在进行证明争议印章不具备真实法律效力而进行鉴定、比对时，由于未经相关行政机关备案留底，可能存在举证不能、举证困难或无法提供（提取）印章检材样本等情况而产生不利后果。
2.印章被盗、丢失、冒用、伪造的法律风险
因施工企业项目工程流动性及独立性都较强的特点，往往疏忽对印章的监督保管，若保管人的法律意识和风险意识不强，则会出现印章被盗或丢失、被备用、伪造的可能。
企业印章作为企业意思表示的象征，一般情况下，只要是加盖了企业印章的文件、合同等，即视为企业的意思表示。根据上文表见代理及无权代理的法律规定解释，施工企业在对印章保管不善的情况下，可能面临盗用印章或是拾取印章行为人利用该印章再签订一系列合同，而不能完全否定该类合同的效力，一旦盗用、冒用或伪造人用其建立大量债权债务关系后，不可避免会使公司陷入诉讼纠纷中。
其次，根据相关司法实践，即便查明该类公章系盗用或被冒用、伪造，若有证据证明企业在印章被盗或是丢失中存在过错，且该过错与被害人的经济损失之间存在因果关系，则企业亦可能承担一定的赔偿责任。
参考案例：湛江市第一建筑工程公司与湛江市第一建筑工程公司、白增江租赁合同纠纷申请再审民事裁定书（2015）民申字第3402号
裁判要旨：被告湛江一建主张梁化同承接600mw工程并未经其授权，属梁化同擅自以其名义所为。但在2012年梁化同退出600mw工程时，湛江一建却将该项目授权给了他人接管。由此证明，即使梁化同以湛江一建名义承建600mw工程属于无权代理，湛江一建事后亦予以追认并对该项目实际行使了管理权，故梁化同与湛江一建对于600mw工程仍构成挂靠关系……湛江一建主张项目部的印章均系梁化同私刻，不代表其真实意思表示，合同应无效。但因梁化同与湛江一建之间存在挂靠关系，足以使白增江有理由相信印章的真实性以及梁化同得到了湛江一建的授权，故梁化同的行为构成表见代理，其行为后果应由湛江一建承担。湛江一建主张合同无效、其不应承担相应法律后果无法律依据，本院不予支持。
3、建筑施工企业印章管理的建议
1.严控用印审批，明确使用范围
以上法律风险的发生在一定程度上系印章管理过程中对用印时的审批把关不严造成，对于施工企业而言，就印章管理事项建立一套严格的用印审批制度，加强用印管理并妥善保存相关印章，认真审核盖章内容，可以避免印章乱盖、乱用带来的法律风险。
其次，施工企业应当明确各类印章的使用权限，尤其是项目部印章和合同专用章。对于用印的授权可以采取一定的文字标记来予以明确使用范围，如在印章上可加刻“本章仅限于签订xx合同”等字样。由此规避可能出现的表见代理、无权代理情形。
2.加强印章保管，及时防范止损
针对印章丢失、被盗用、冒用、伪造的法律风险，施工企业应加强自身印章保管工作的安全力度，如若发现印章丢失或被盗，应在第一时间通过公开渠道如报纸、新媒体平台等向公众公告印章已丢失、被盗的情况，并公告印章作废，此后由该被盗或丢失印章引发的法律纠纷均与企业无关，企业不承担任何法律责任。若不及时采取措施，则在无法证明自身无过错的情况下，一旦被盗用、冒用产生不利法律后果时，则会遭受大量不必要的经济损失。
3.印章作废停用，及时公告封存销毁
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十四条规定：国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章，如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。
为避免印章停止使用后，被盗用、冒用的风险，对于公司认为已经作废不再使用的印章，施工企业除了应立即通过公开渠道公告相应公章不再使用并将公告材料留档备存，避免后续使用其签订的相关法律文书出现效力瑕疵而产生不必要的法律纠纷，按照相关法律规定，还应及时向公安机关送交相关作废印章并封存或销毁。
注释
1《全国法院民商事审判工作会议纪要》 41. 【盖章行为的法律效力】司法实践中，有些公司有意刻制两套甚至多套公章，有的法定代表人或者代理人甚至私刻公章，订立合同时恶意加盖非备案的公章或者假公章，发生纠纷后法人以加盖的是假公章为由否定合同效力的情形并不鲜见。人民法院在审理案件时，应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。
法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为，表明其是以法人名义签订合同，除《公司法》第16条等法律对其职权有特别规定的情形外，应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。
代理人以被代理人名义签订合同，要取得合法授权。代理人取得合法授权后，以被代理人名义签订的合同，应当由被代理人承担责任。被代理人以代理人事后已无代理权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。