从物业公司视角浅析其与开发商之间物业服务合同签署及履行期间的合规管理问题

摘要：基于房地产公司在资本市场的融资困难，为获取新的融资渠道，近几年物业公司上市的热度不减，随之而来的物业公司收并购如火如荼，招商局积余产业运营服务股份有限公司合并重组中航物业和招商物业两大物业公司、万物云空间科技服务股份有限公司通过并购若干中小型地产公司下属物业公司并最终实现港股上市均为物业收并购的典型代表，经过此类收并购后，许多物业公司服务的住宅项目开发商不再是过去紧密关联的母公司或者兄弟公司，从而衍生出数量不小的针对开发商的物业费催收诉讼，因为长时间的关联公司运作，无论是物业服务合同的签署还是合同履行中的档案管理均存在较多合规问题，从而导致物业公司向开发商主张物业服务收费时的举证困难，本文旨在从物业公司角度浅析其与开发商之间物业服务合同签署及履行期间的合规管理问题，并提出相关建议。
关键词：物业管理 收并购 物业催费
引 言
服务于住宅物业的物业管理公司基本由房地产开发商的关联公司发展而来，由于房地产开发公司的品牌建设和销售需要，该类物业公司除了向住宅小业主收取物业管理费外，还会得到房地产开发公司的类似于开办费、一次性补贴、案场服务费、入伙服务费、各类增值服务等多项高利润业务，为了使物业公司有稳定的利润数据从而利于独立上市或对外出售时获得更高估值，大多数房地产开发商还会针对性的向物业公司补充利润（通过提供高利润物业服务的形式），因为物业管理公司负责与开发商实际履约的工作人员与负责收并购的工作人员一般分属不同的部门和不同类型的主要负责人，通常，物业管理公司负责日常运营的负责人以及各级人员仍会延续过去与开发商之间的履约流程，并不注重书面合同的签署和书面证据的留存，导致如物业公司的新股东与开发商出现法律纠纷时，物业公司进行物业费催收时面临各种举证困难。
无论是收购物业公司后避免上述情形的发生，还是开发商与下属物业公司的管理责任区分，我们都建议加强物业公司与开发商之间的签约履约过程的合规管理,避免不必要的损失或者陷入收购估值与实际情况具有巨大落差的困境。
一、关于物业服务合同的签署和备案
物业公司与开发商签署的物业管理合同通常有以下瑕疵：
（1）地产补贴、增值服务均无明确合同约定
在物业公司与开发商之间的物业催费纠纷中，物业公司和开发商之间通常只有常规的前期物业管理合同，除按面积计收的已交付房屋物业管理费和空置房物业管理费收费标准外，针对日常会发生的开发商以开办费形式支付的一次性费用、针对营销期间通过营销费用提供的补贴、案场服务、入伙验房服务等各种类型的高利润增值服务通常并不会有明确的合同约定，或者虽然有合同约定，也通常只会约定按人头计费的标准，具体的服务人员等均需要相关结算证据、开发商确认的考勤证据才具备足够的主张物业管理费的相关证据。
因为物业公司的存档工作不够完备，我们经常会遇到前期物业服务合同到期后未续签或者签署后未妥善存档的情况，给催款诉讼带来巨大的举证困难。
（2）物业合同约定的服务价格远高于物价局的备案价格
虽然很多城市已经实现物业费用价格可由开发商自行确定，但有部分城市仍有严格的物价局的价格管制，或者虽然现在开发商可以自由定价，但在之前会存在一段服务期间政策要求服务价格必须与物价局备案价格一致的情况。在实践中，为保证项目的物业服务品质，通常会出现某些高端楼盘物业管理费定价远高于物价局价格批复的情况，小业主在购买房屋时已知物业管理价格且签署了单独的物业管理合同，通常不会据此提出相应诉讼。但开发商对物业费用定价细节熟悉，在讨论空置房物业管理费等事项时，通常会以此为由不支付高出物价局批复的物业管理费用。
虽然开发商的上述主张并不必然会被法院支持，为避免不必要的损失和诉讼成本，我们建议针对物业管理费用高于备案价格的情况，物业公司应该与开发商签署相关法律文件予以明确，消除开发商提出此类主张的可能性。
二、物业服务标准、人员考勤记录、开发商费用结算单等关键证据的留存
（1）关于物业服务标准
物业服务标准为物业公司与开发商约定的具体的书面的物业服务标准，例如案场卫生间应当多长时间巡检一次，保安人员的数量、身高标准等，该等书面服务标准的留存，有利于物业公司在没有合同约定的情况下向开发商核算并收费相应费用。同时，我们也建议开发商留存实际的物业服务标准证据，实践中，开发商通常会主张实际服务标准有瑕疵，要求降低物业管理费，例如按照9折收费，证据清晰的情况下也会得到法院支持。
（2）人员考勤记录
如果既没有合同依据，又没有类似服务的历史付费证明，物业公司大多数情况下可以通过人员考勤记录核算服务成本，这对物业公司的人员考勤记录的完整性和法律表达性提出了严格的要求，需要提前策划并注意存档。
（3）开发商确认的费用结算单
开发商在结算单上的签字确认是非常有利的结算依据，但往往会存在结算单上确认人员签字不清晰或早已离职等若干问题，因此开发商相关人员对相关结算单据的确认一定要确保有相关一次性授权为妥，也可以阶段性的要求开发商出具法定代表人签字或者加盖公章的结算单据。
三、关于停车场以及会所等特殊资产收费
停车场收费是开发商与物业公司费用收取中比较容易出现的争议项，首先停车场收费价格，受物价局备案的限制，或者受是否具备完备的验收手续的限制，如停车场收费未单独约定管理费收取水平，开发商也会主张不应由开发商承担物业管理费用（如果停车收费未能支撑停车场水电费等管理运营成本，更容易产生纠纷），另外，停车场的启用时间也通常会有较多争议。
我们建议物业公司除了与开发商提前约定停车场的收费模式并书面确认外，关于停车场的启用时间亦应当明确约定并从启用后的第一个月开始保存停车场开关闸记录。
会所是归属于开发商所有还是归属于业主共有，也比较容易产生物业费收取的争议，建议物业公司提前与开发商明确约定。
四、关于水电费收取
关于水电费的收取，通常会出现水电费计收范围不清晰、水电费差价计收不规范、用停水停电作为水电费和物业管理费催收手段三个共性问题。
（1）水电费计收范围不清晰
我们在诉讼仲裁期间，通常物业公司给予我们的水电费收费单，均是向物业公司计收水电费数额的记录，无法准确计量该等水电费对应的电表覆盖的范围，如果没有该项水电费由物业公司垫付后并由开发商承担的明确合同约定，也没有针对该水电表相应抄表数据且开发商予以对应支付的历史证据，则很难主张开发商有针对该等水电费的支付义务，如果完全根据水电表对应的用电范围（例如开发商应该负责的物业或公摊部分）进行主张，则可能要对该水电表针对的供电范围进行鉴定，代价过大。
（2）水电费差价计收不规范
根据广东省发展和改革委员会发布的《关于进一步清理规范电网和转供电环节收费有关事项的通知》（粤发改价格〔2018〕375号，2018.08.14）第三点，相关共用设施用电及损耗可通过租金、物业费、服务费等方式协商解决，不得通过加收电价及电费的方式解决。
根据《价格违法行为行政处罚规定（2010修订）》（国务院令第585号，2010.12.04）第九条，经营者不执行政府指导价、政府定价，有下列行为之一的，责令改正，没收违法所得，并处违法所得5倍以下的罚款；没有违法所得的，处5万元以上50万元以下的罚款，情节较重的处50万元以上200万元以下的罚款；情节严重的，责令停业整顿…（二）高于或者低于政府定价制定价格的；…（六）采取分解收费项目、重复收费、扩大收费范围等方式变相提高收费标准的；…
综上，如物业公司在商务上需要收取电价差价，需要考虑上述法律约定，将相关差价纳入物业费或以服务费形式呈现。
（3） 拒绝供水、电、燃气的相关约定无效
根据《物业管理条例》第四十四条规定，物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等单位应当向最终用户收取有关费用。物业服务企业接受委托代收钱款费用的，不得向业主收取手续费等额外费用。
可见，业主系与供水、供电、供气单位建立付费使用关系，物业公司仅为代收，即使业主欠付水电燃气费用，应由供水、供电、供气单位采取救济手段，物业公司无权拒绝供水、供电、供气。如物业公司相关协议条款拒绝供水供电的，一旦发生争议，该等条款无法获得支持；如造成相关方损失的，还将可能面临赔偿责任。
因此，建议物业公司避免在协议文本中使用有权停水停电停气的违法条款，同时，在实际执行相关操作时，应联系供水、供电、供气、供热等单位协助进行，避免因此承担损失。
五、关于费用催收记录的留存
因为物业公司和开发商之间的物业费纠纷往往久拖不决，涉及时效问题，因此从合规管理的角度，定期催费、定期发函、发函时确保催费金额准确且与合同依据相对应，同时，电子邮件催费使用或抄送同一电子邮件便于查阅，催费函发送保留收件回执并存档，该类动作都是类似于针对小业主的常规催费动作，但要自物业公司被并购开始建立意识，按期依法催费，才可以保障时效风险，也便于督促证据保留。
六、结束语
物业公司为以收定支的行业，只要运行得当，可以确保一定的盈利能力，但如果物业费催收方面出现较大金额的坏账，则会对物业公司的发展形成巨大的影响，尤其是上市物业公司，往往坏账还会导致利润下降，触发当时公司并购时的盈利对赌条款，形成更大的纠纷。因此在物业公司并购重组后，针对被收购物业公司与作为原委托方的开发商之间的合同签署以及履约方面的合规管理，将出现较好的管理效益。