协同软件云办公下，企业规章制度这样制订才合规

“青山一道同云雨，明月何曾是两乡”，疫情阻隔了空间，给城市按下暂停键，但这隔阂不了我们对美好生活的积极向往，阻遏不了我们众志成城的奋进之心，因为我们一直坚信责任与爱会比疫情更持久。当下，为积极响应政府防疫政策，部分企业“停班不停工”、“不见面办公”，各行各业利用办公协同软件开启远程办公模式。在这里，北京大成（西安）律师事务所公司部程昭律师，通过分析其团队办理的某外资企业的劳动争议案件，结合办公协同软件的特点以及相关司法裁判规则，谈谈企业如何利用办公协同软件制订合规有效的规章制度。
一、聊聊办公协同软件
曾几何时，我们还在谈着“办公自动化（OA）”，但随着智能手机、移动互联网、大数据、云计算等信息技术的不断发展，包含基本通信工具、流程配置工具和账户管理工具，能够实现企业文档管理、知识管理、协同工作、邮件系统、企业信息门户等功能的“办公协同软件”便应运而生。
协同管理软件与云办公软件是办公协同软件的主要两类。协同管理主要产品有：协同管理软件（如“万户网络”）、即时通信（如“钉钉”）、文档协作（如“印象笔记”“WPS”）、任务管理（如“tower”）、设计管理（如“蓝湖”）、视频会议（如“腾讯会议”）、项目管理（如“teambition”）。云办公平台产品主要有：入口级（如“企业微信”）、公有云（如“明道云”）、私有云（如“蓝凌”）。
办公协同软件的主要应用场景有：远程视频会议、文档协作、日常管理（含人事管理、考勤管理、合同管理、规章制度管理、工作流程管理等）。在疫情特殊期间，远程多人视频会议、在线文档编辑、远程打卡、计划分享、规章制度在线管理等各类功能，有效的减少了人员流动、见面会晤，为防控疫情起了一定作用。
二、企业规章制度制订时的民主和公示程序
如果说一个企业百年传承的精神内核是“价值观”，那么让这精神内核具体落地的边框就是“规章制度”。企业的规章制度不仅要结合企业发展阶段的愿景、使命、价值观，还要按照《劳动合同法》第四条规定的民主程序、公示程序去制订，否则该规章制度将无法作为劳动争议仲裁委员会、人民法院审理劳动争议案件的依据，进而就会影响规章制度的有效实施。
1.民主程序
我国劳动法规定企业在制订修改“有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定”。关于民主程序，企业可以通过传统的开会签字、电子邮件、调查问卷、书面邮寄等方式收集意见，实现民主程序。
2.公示程序
企业规章制度制订时还应当履行公示程序。企业可以采取传统方式，向劳动者公示告知规章制度。如果企业无法证明该规章制度告知过劳动者，企业依据规章制度解除与劳动者之间的劳动法律关系，有可能会被法院认定是违法解除劳动法律关系，企业会面临着支付赔偿金的风险。我代理的某外资企业与某区域高管的劳动争议案件，对方劳动者就认为企业解除与其劳动法律关系的规章制度没有经过民主公示程序，企业是违法解除劳动合同，应向其支付赔偿金。
三、办公协同软件下的民主和公示程序
有的集团企业、跨国企业，其员工分布区域广泛，企业规章制度的制订过程存在较大的人力资源管理成本。疫情期间，为了实现民主公示程序，企业在制订规章制度时如果采取开会签字、调查问卷、书面邮寄等方式，还会存在时间和空间的限制。此时，企业可使用办公协同软件，履行民主程序和公示程序。（当然，在非疫情期间，从人力资源管理成本考虑，企业也可以结合实际经营情况使用办公协同软件制订规章制度。）
另外，“留痕管理”是企业风险治理过程中应注意的重要一环。在新技术革新下，企业还应该重视“互联网留痕管理”。大多数协同软件，可以实现实名制，企业可以使用Tower、钉钉等办公协同软件或者定制化的办公软件系统处理员工考勤、业务督办、团队管理工作，自然也可以利用该类办公协同软件履行规章制度制订时的民主程序和公示程序，这样不仅可以提高效率、简化业务流程，还可以节约管理成本。
企业在制订规章制度时，可以采取的协同方式主要有：
1.视频会议
企业可以采取远程多人视频会议方式，将规章制度放在线上讨论，及时形成视频会议记录，必要时录制整个会议视频，将该视频留档管理。
2.在线编辑
将规章制度草稿版本放在线上供员工在线编辑，保留员工修改痕迹，保留规章制度历史修改版本。
3.在线留言
将规章制度草稿版本公示在项目软件上，员工可以随时在线留言，保留各版本留言痕迹。
4.平台（网站）公示
将历次讨论的规章制度版本，在平台软件上或者企业内部办公软件上对外公布，员工可以随时查看。
5. 电子签名
《电子签名法》规定“电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。”从法律方面，国家已经确立了电子签名的法律效力。企业利用办公协同软件履行规章制度制订时的民主程序和公示程序时，可以远程要求员工电子签名确认。
6. 客服电话
有条件的企业可以与通讯企业合作，设置客服电话，员工可以拨打电话向客服随时留言，提出企业管理方面的建议，留言过程可以全程录音。
我代理的某外资企业与某区域高管的劳动争议案件（代理的案件全程，本案经历了仲裁阶段、一审阶段、二审阶段、再审阶段），该案件争议焦点之一就是企业解除劳动合同依据的规章制度是否经过民主公示程序。我们团队通过与外资企业的沟通，帮助企业收集证据，将企业官网、内网及办公系统公布的规章制度这类电子信息证据向法官提交并进行现场展示说明。又向法院提交了企业在制订规章制度时如何利用协同办公软件履行民主公示程序方面的参考案例。法院最终认为本案中该企业规章制度是经过民主公示程序的，企业解除劳动合同合法有效，企业不用向劳动者支付赔偿金。
四、注意规章制度、劳动合同、办公协同软件的结合
在企业人事管理方面，最能体现企业与劳动者之间的合意便是劳动合同。人民法院在处理劳动争议案件时，对劳动合同书面证据的审查是尤为重要的。为了让企业人力管理有效落地，在劳动合同合意的过程中可以通过设计相关合同条款确认规章制度的管理效力和执行效力。
1、规章制度与劳动合同的结合
规章制度是企业管理方面的“成文法”，劳动合同是企业与员工之间的“合意”。为了实现规章制度与劳动合同的相辅相成，可以这样设计条款内容“劳动者严重违反企业劳动纪律和规章制度，企业有权按照有关规定解除劳动合同，并不予劳动者经济补偿”“劳动者确认企业已告知其规章制度，劳动者理解并承诺在工作中自觉遵守规章制度，同意作为处理与企业之间劳动争议的依据”“劳动者确认已经收到企业通过电子邮件、内网公布、办公协同软件等方式对员工公布的规章制度，企业保留修改规章制度或者新订规章制度的权利”。
2、规章制度与办公协同软件的结合
“企业在制订、修改规章制度过程中，有权通过视频会议、在线编辑、在线留言、软件平台、内网公示等方式，履行民主公示程序。劳动者认可该类方式，同意按照上述方式履行民主公示程序中劳动者应履行的义务”“企业有权根据实际经营情况以及国家法律法规的变化，对规章制度进行版本更新，并及时通过办公协同软件、内网平台予以公布”。
企业因人才而持续发展，员工因持续发展而谋取福祉，企业与员工各受其约，协力并进。因此，企业履行民主公示程序制订的，合理、合规、有效的规章制度就显得至关重要！