建筑施工企业印章管理的风险防范（二）——加强日常管理

前 言
用印管理是企业防范业务和经营风险的重要关口，建筑施工企业在项目施工过程中涉及多个外部主体，包括建设方、监理方、行政监管部门、供应商、分包商等，使用印章不规范将会导致诸多法律纠纷。此外，建筑施工企业项目多且分散，为了便于项目运营，通常在公司公章之外，还会刻制工程部印章或项目部印章等，然而在实际操作中往往很难做到严格把控，会造成诸多风险。本文通过对建筑施工企业用印过程中疏于日常管理的法律风险进行分析，帮助建筑施工企业防范印章管理风险，提高管理效率。
一、严格把控刻制印章备案
鉴于公司在经营管理过程中，如果存在使用两枚公章的情况，两枚公章均可对外代表公司，在合同上加盖哪一枚公章不影响合同的效力，因此建筑施工企业应当注意对印章进行备案，经过备案的公章有防伪标示并且可以在出现纠纷时进行司法鉴定，从而防止出现私刻公章时难以举证承担不必要的法律责任。通常来说，企业需要拿着税务登记证副本，营业执照副本，法人身份证，先到公安局登记备案，公安局开出证明后，到指定的地点刻章，一般需提供以上材料的原件及复印件。建筑施工企业应当在源头上对用印管理力度加以强化，大幅度降低因印章使用引发的风险。
在实践中，一旦发现公章被私刻冒用就应当提出异议，否则一旦被冒用的章子在实际中进行使用，公司也未提出异议。法院通常会认定以私刻公章盖的合同有效，导致建筑企业承担合同中规定的责任。
最高人民法院公报案例：
“最高人民法院(2013)民提字第184号邹春金与陈怀深、海南鲁泉实业有限公司、王洪英、崔传珍、陈延峰建设用地使用权纠纷案”中，最高人民法院认为：“根据本案证据显示的内容，鲁泉公司成立后，没有向行政主管部门申请公章备案；鲁泉公司在经营管理过程中，存在使用两枚公章的情况。一审法院委托海南公平司法鉴定中心作出的鉴定意见可反映，鲁泉公司的两枚公章在公司年检、经营管理中均先后使用过。鲁泉公司主张合同上加盖的该枚公章系刘法亭私刻使用、鲁泉公司不认可，但就此没有充分证据证实，且与案件证据反映的内容不相符，本院不予采信。况且，陈怀深作为与鲁泉公司签订合同的相对人，根据经济交往常理，客观上也有充分理由相信合同上加盖的公章系鲁泉公司使用的印章。至于鲁泉公司使用公章不规范的问题，不属于本案审查的范围。因此，两枚公章对外均代表鲁泉公司，合同上加盖哪一枚公章，不影响合同的效力”。
二、对于营业执照复印件等其他证照上加盖公章的注意事项
在公司经营活动中，与合作方签订法律文件或向有关政府部门报送相关材料时，经常会要求公司提交营业执照复印件并加盖公章，在这种情况下：
1.应注明使用用途，时间信息，避免另作他用。
2.对领取营业执照副本复印件人员进行登记。
3.加盖“再次复印无效的印章”
上述规则同样适用于法人身份证复印件、资质证照等重要文件。如果根据项目情况营业执照复印件等不再使用时，应及时收回。
三、擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为的法律认定
根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款之规定，行为人擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。而在实际中，一些企业的印章管理人员对使用印章材料不严格审查，送审文件与盖章文件不一致，存在偷换漏页的情况，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印，这些不严格不规范的行为都会给企业带来大量潜在风险。
根据公报案例“最高人民法院（2011）民抗字第85号农民日报社诉潍坊新东方艺术学校财产损害赔偿纠纷抗诉案”可知，单位未尽到管理义务，导致犯罪分子利用公章进行诈骗活动，且单位对此存在明显过错的，该过错行为与受害人的经济损失之间存在因果关系的，应当对受害人的损失承担相应的赔偿责任。
该案中，最高人民法院认为：“潍坊艺校在被付友军和龙泉公司诈骗以致造成3929700元本金和利息损失的过程中，存在重大过错。在犯罪分子声称的每年只需支付5‰管理费、无需负担利息就可以使用5000万元“农业部预算外资金”10年优厚条件的面前，不加分析、未经核实就轻信了罪犯的谎言，盲目认为中国乡镇企业报青岛记者站有权进行投资并控制着所谓5000万元“农业部预算外资金”，与付友军草率签订了所谓投资协议。而且，在诈骗过程中，付友军出具收条和收据上加盖的其私刻印章前后亦不一致，先为“中国乡镇企业报青岛记者站”、后为“中国乡镇企业报社青岛记者站”，前后时间差距最短的只有5天，财务专用章也发生相应差异；潍坊艺校缺乏应有的警惕和注意，从未向相关部门查询，一味应犯罪分子要求支付款项，甚至违反财会管理制度，用现金方式给付100万元用于投资协议约定内容之外的活动。潍坊艺校被罪犯诈骗造成3929700元本金和利息损失的主要原因，是受到了使用巨额资金异常优惠条件的诱惑，主动给放弃了在很多关键环节和重要内容上应当并且可以进行的审查，所以，潍坊艺校对其损失应当承担主要责任。
农民日报社对中国乡镇企业报青岛记者站的管理也存在明显过错，以致被犯罪分子利用进行诈骗活动。虽然在发现付友军可能利用记者站进行违法活动后于2004年4月21日和9月29日分别收缴了付友军私刻的记者站公章和财务章，并在2004年5月21日撤销了中国乡镇企业报青岛记者站并免除了付友军站长职务，但任命付友军这样一个曾有诈骗犯罪前科的人担任记者站站长后，对付友军利用记者站名义进行的活动，仍然没有尽到管理责任。而且，农民日报社在撤销中国乡镇企业报青岛记者站和免除付友军站长职务后，没有清理该记者站的银行账户，任由该银行账户内大宗的资金往来，失去了察觉诈骗犯罪行为和提醒其他相对人注意的机会，使付友军所骗钱款能够顺利进入该银行账户并转出，客观上为犯罪行为的实施提供了一定的便利条件。故农民日报社对于潍坊艺校因被诈骗造成的损失应当承担相应的赔偿责任。”
四、严格规范授权书及介绍信开具流程
公司在未对使用用途和范围进行明确授权的情况下，将公司盖章的空白纸张交由他人使用的行为是一种“完全授权行为”，公司须承担由此产生的法律后果。因此，建筑施工企业应当禁止开具空白授权书及介绍信。开具授权书及介绍信的事由与时间必须明确具体，被委托职工必须是公司内部职工，且委托事项内容必须与岗位匹配。
在（2015）青民一终字第130号民事判决书中，青海省高级人民法院和一审法院一致认为：虽秦地公司、秦地西宁分公司认为《合作协议》系周凤英的丈夫魏甲亭持秦地西宁分公司出具的已加盖有该分公司印章的空白介绍信自行填制而成，但认可该协议上加盖的秦地西宁分公司印章的真实性，因此即便秦地西宁分公司所述属实，也是该公司对印章的管理不善所致，且其并无证据证明其所作上述陈述成立，故该协议有双方的盖章和签字，应认定为成立。
五、规范用印审批流程
鉴于建筑施工企业印章种类繁多，因此应当注意规范印章使用的审批流程，建立用印台账制度，并要求全体人员严格执行用印审批和登记手续，认真、清楚、详细地填写印章使用登记簿。实行各部门负责人负责制，对于需要加盖公章的文件，应当由部门负责人审阅签名，待负责人审核同意后方可办理盖章登记。在盖章过程中，经办人必须在用印台账上签字，并记录用印事项，便于后续核查。印章以禁止携带外出为原则，特殊情况下必须携带外出的，须事先报请部门负责人批准，并办理登记手续后，方可携带外出。建议在携带外出过程中，由印章管理人陪同一并出行，外出用印人员及印章管理人共同对在此期间的用印负责。
结语：
综上所述，建筑施工企业应当注重日常印章的管理，注重对公章进行备案，规范用印审批流程，尤其注意不得开具空白的授权书或介绍信，防止别有用心之人有可乘之机，使得企业承担不必要的风险。