企业合同管理之履约环节常见问题与合规建议

司法实践中，不乏合同文本内容本身较为完善、有利，但实际履行却疏于管理，或未及时主张权利，或未留存履约凭证，一旦涉诉，将面临极大败诉风险之情形，故此，重视合同执行环节的合规管理，及时行权，有效应对，对于企业风险防控亦具有重要意义。本文笔者将结合实务案例，聚焦常见风险，望有助企业做好合同履约管理。
常见风险一：签约和履约分离且未进行合同交底，触发违约而不自知
➬情形及风险：
签约、履约非同一部门负责，合同签订后未向实际履行部门进行合同交底，履约部门亦未关注合同约定细节，导致触发违约情形而不自知，损失扩大。
➬典型案例：
A公司从B公司处购买货物并据此签署《买卖合同》，合同约定定金罚则，逾期交货的违约责任，以及逾期达5个工作日，A公司即享有单方解除权；实际履约中，B公司经管部门向业务部门交接合同时，并未就合同主要条款进行交底，B公司业务人员未关注合同约定，逾期交付货物触发解除条款，不仅导致合同解除，同时B公司还需依据定金罚则双倍返还定金。
➬合规建议：
1.落实合同交底，尤其针对合同签订与执行部门不一致的情形，应确保全面交底，针对权利义务、违约责任等核心条款重点交底；
2.建立合同履约台账，明确双方各自履约节点，避免己方违约、预警对方违约；
3.建立联动监督机制，财务部门、业务部门及合同管理等部门，就款项支付、发票开具、合同签署等工作进行联动配合，互相监督提醒，确保履约顺畅，多维规避违约风险。
➬相关法条：《民法典》
第一百一十九条：依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。
第五百七十七条：当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。
第五百八十七条第二款：收受定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的的，应当双倍返还定金。
常见风险二：未留存有效履约凭证，诉讼阶段举证不能
➬情形及风险：
履行所涉凭证未留存，或所留存凭证（如未留存原件、己方单方出具文件等）存在效力瑕疵，导致诉讼阶段举证不能，法律事实与客观事实出现偏离，面临举证不利的败诉风险。
➬典型案例：
A公司常年从B公司处购买钢材，合同约定交货方式为A公司送货上门；实际履行中，B公司以各种理由上门提货，提货后双方未办理任何出入库手续或收货手续，后B公司以A公司未履行交货义务为由提请诉讼。诉讼中，A公司无法提供送货证据，亦不能提供B公司提货证据，最终因举证不能面临败诉。
➬合规建议：
1.履约凭证内容应完整、详细，确保与合同及主体具有关联性；
2.时刻保持证据意识，全面留存履约凭证，以对方确认或双方确认的书面证据为佳。如买卖合同履行过程中，作为卖方，应注意留存交货凭证，如第三方出具的物流单据、买方签收单据、出入库单据；如果出现因对方原因导致己方无法按期履约的，应当注意留存无法正常履约系对方原因所致的书面文件，如往来函件、对方出具的说明等，确保己方迟延履约具有正当性，以此进行有效抗辩；
3.注重履约凭证等证据的保管方式。证据资料应以项目为单位，与合同、补充协议等一并归档，由专人保管，并在人员变动时履行交接手续；证据原件均应置办电子版，日常使用复印件，原件借取应予以登记，并严格遵照借阅规则，及时归还。
➬相关法条：
《最高法关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》
第九十条当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，应当提供证据加以证明，但法律另有规定的除外。在作出判决前，当事人未能提供证据或者证据不足以证明其事实主张的，由负有举证证明责任的当事人承担不利的后果。
常见风险三：超期履行合同约定解除权，导致权利消灭
➬情形及风险
：合同约定解除权及行使期间，未在约定期限内行使解除权，该权利消灭；合同未约定行使期间，自知道或者应当知道解除事由之日起一年内不行使，或者经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭；同时需注意的是，因解除权从性质而言属于形成权，不适用诉讼时效中止、中断的规则，实践中更应引起重视及时行权，避免权利消灭。
➬典型案例：
2022年6月，A公司从B公司处购买钢材，合同约定先款后货，付款后三日内交付货物，逾期交货超五日的，A公司有权单方发函解除合同；实际履行中，B公司逾期未交货，直至2024年3月，A公司方单方发函解除合同。此时，自A公司知道B公司逾期交货事实已超一年，故合同约定的解除权消灭。
➬合规建议：
1.关注履约进展，如合同解除事由出现，应注意及时行使解除权；
2.发函解除时，通常应先发函催告，要求对方在合理期限内履行合同义务；如仍拒不履行的，则可发函解除合同，一并要求返还已付款/支付违约金/返还货物等。
➬相关法条：
《民法典》
第五百六十四条法律规定或者当事人约定解除权行使期限，期限届满当事人不行使的，该权利消灭。法律没有规定或者当事人没有约定解除权行使期限，自解除权人知道或者应当知道解除事由之日起一年内不行使，或者经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭。
常见风险四：合同变更未签订补充协议，导致权利义务不明确
➬情形及风险：
一般情况下，合同一经签订原则上不得随意变更。一旦出现新情况或必须对事先约定的事项进行变更或补充的情形，应采用书面形式，明确变更后的权责约定，由各方签章确认。如未及时形成书面补充协议，或导致双方权利义务不明确，发生争议时无法锁定维权依据。
➬典型案例：
A公司从B公司处购买钢材100吨，合同约定先货后款，买方上门提货。合同签署后，A公司拟上门提货，提前电话B公司，要求临时增加30吨，随即上门取货；B公司业务人员不仅未要求补签合同，还忘记修改提货单所载吨数，在A公司提走130吨钢材后，于载明100吨货物的提货单上签字确认。后，双方就买卖吨数及结算金额发生争议，B公司提起诉讼；庭审中，A公司仅认可提走100吨货物，因未及时签署补充协议，亦无其他证据佐证发货数量，导致B公司最终败诉。
➬合规建议：
1.合同履约过程中，合同价款，工作范围/工作量，计量计价方式等发生变化，直接影响双方权利义务的，应及时以书面形式签署补充协议，锁定权利义务；
2.补充协议拟定：1）应明确主合同及编号，确保关联性；2）对已开展工作进行确认，可带有一定结算或确认性质；3）明确变更/新增的合同内容；4）双方均应签章。
常见风险五：忽略诉讼时效，导致权利主张无望
➬情形及风险：
未于诉讼时效期间届满前向对方主张权利，并保留相关的证据，涉诉后对方以诉讼时效抗辩，则面临驳回诉请风险。
➬典型案例：
2011年11月9日，A公司与B公司签订《岩土勘察工程合同》，约定A公司为B公司拟建厂房作岩土勘察，B公司在勘察报告收到后支付全部勘察费。合同签订后，A公司进场勘探，并在2011年12月30日作出岩土工程勘察报告并送达B公司，然B公司始终未支付费用，直至2023年12月，A公司内部审计发现该笔款项尚未回款，方向法院提起诉讼。庭审中，B公司以A公司提交报告后再未催要款项，诉讼时效已然届满为由抗辩，法院据此驳回A公司诉请。
➬合规建议：
1.定期发函催促对方履行相关义务，并留存发函和签收凭证，必要时，可以委托律师签发《律师函》；
2.发函催告时，注意单据凭证内容的填写，应写明具体合同编号及催告字样，重大函件邮寄可同步进行视频录制；在函件签收后，应及时查询签收记录并予以保存，避免快递物流信息过期无法查询；
3.及时提起诉讼或申请仲裁，积极主张权利义务。
➬相关法条：
《民法典》
第一百八十八条向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。法律另有规定的，依照其规定。诉讼时效期间自权利人知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。法律另有规定的，依照其规定。但是，自权利受到损害之日起超过二十年的，人民法院不予保护，有特殊情况的，人民法院可以根据权利人的申请决定延长。