企业合同管理制度体系建设常见问题与合规建议

前 言
随着市场竞争环境愈发复杂、多变，如何保障企业日常经营管理的有序、合规，离不开科学、完善的合同管理制度体系。一个健全的合同管理制度体系不仅能够提高企业的运行效率，还能有效降低日常业务开展中的法律风险。然而，企业合同管理制度体系建设并非一蹴而就，需要结合业务实际探索适合企业自身发展的管理之路。本文通过对企业合同管理的常见问题进行分析，以期为企业合同管理制度体系建设提供合规指引。
一、合同管理制度体系建设的重要意义
（一）加强风险控制能力
合同是企业与外部合作方之间业务开展的重要法律支撑。合同文本不完善、合同管理制度的缺失可能导致合作项目无法落地，企业或面临较高风险。通过加强合同管理，可以有效识别、评估和控制合同相关的风险，帮助企业规避、降低经营风险。
（二）控制企业经营成本
合同审批程序不完善可能导致合同文本存在缺漏，缺少合同履约跟进机制或导致合同违约、证据不足等问题，进而增加企业的成本。通过建立科学、合规的合同管理制度体系，可以帮助企业从合作之初就加强风险防范，减少后续履约纠纷。
（三）优化资源配置
合同管理涉及多个部门和多个环节，管理体系不当可能导致资源浪费和效率低下。合理的合同管理体系可以优化资源配置，合理分配人力、物力和财力，为各部门协作提供便利，提高资源利用效率，增强企业竞争力。
（四）提升合规管理水平
随着我国对企业合规经营的要求不断提升，企业建设合规的合同管理制度体系，可以为企业的经营行为保驾护航，避免因违法行为而承担民事、刑事、行政等法律责任。
（五）增强合作信誉
专业的合同文本，高效的审批流程，完善的履约监督机制是企业与商业伙伴之间开展合作的基础；良好的合同管理制度体系可以提升企业的信誉度和商誉价值。通过合规管理，能够展现专业、诚信、担当的企业形象，提升企业的竞争力。
二、常见问题
（一） 缺乏明确的管理分工和工作流程
尽管大部分企业已设置合同管理制度，但鉴于合同管理涉及多部门，各企业情况均不同，如管理制度简单套用模板，或导致制度脱离企业实际，难以落地，从而出现合同管理责任人、负责部门岗位职责不明确，产生责任推诿等问题。
（二） 缺乏合理的合同审批流程
尽管企业设置了多层级、多部门的合同审批流程，但因业务合同金额、复杂程度、法律风险大小均不相同；如未能设置科学的分级管理制度，或导致简单合同审批流程冗杂，复杂合同审查粗略等问题，均不利于业务开展和风险防控。
（三） 缺乏统一的合同模板
企业开展经营活动过程中，面对不同的业务需求，需要拟定不同的合同；然而，对于常见、高频率的业务类型，如缺少统一的合同模板，或导致同类型合同出现多个版本，容易发生内容错漏等问题，影响合同审查速度，降低合同审批的效率。
（四） 缺少规范的合同存档管理制度
合同拟定、审查固然重要，但合同签订后的存档工作亦不容忽视；如未能设置有效的合同存档管理制度，容易导致合同丢失、被篡改、检索困难，增加合同管理的风险，不利于后续合同履约；此外，当企业遇到诉讼纠纷案件时，合同原件作为重要、有力的证据，如合同保管不当，企业或面临举证不能的风险，从而导致败诉；因此，合同的妥善保管对于企业来说至关重要。
（五） 缺少对合同履行的监管
企业在开展经营活动时，往往关注前期合同文本的拟定，忽视合同后续履约；例如，合同一方享有解除权时，因不关注合同内容，导致除斥期间届满丧失解除权；合同约定分期付款时，企业在付款条件未成就时就已付款（提前支付质保金或被推定货物质量无问题）。以上均会影响企业主张自身合法权利，增加自身经营风险。
三、合规建议
（一） 明确合同管理责任人和流程
建议企业设立专门的合同管理部门，或者委派专人负责合同管理工作，明确各个岗位的职责和权限。建立合同管理流程图，明确合同的起草、审批、签订、执行和归档等环节的负责人或部门，确保职责清晰、流程高效。
（二） 完善合同分级管理、设置合理的合同审批流程
建议企业结合业务开展风险、合同金额、合同性质等，完善合同分级管理，根据合同性质、金额的不同设定不同的审批层级和授权范围。首先，对于文本简单、风险可控的合同简化审批流程，保障业务开展的便捷性、高效性。其次，对于交易模式复杂、风险较大的合同进行多层级、多部门联合会签，确保在合同签署前做好风险论证工作，保障业务开展的合规，降低法律风险。最后，企业可考虑引入电子合同审批系统，确保合同审批留痕、过程规范。
（三） 制定统一的合同模板和规范
建议企业针对常见业务开展，制定统一的合同模板和规范，确保合同内容的一致性和合规性。合同模板应经过法务部门、业务部门、财务部门等联合审核，并定期更新，以适应业务和法规的变化。此外，亦可将合同必备条款（争议解决、合同生效、通知与送达等）进行规范化，有助于提升合同审查的效率。
（四） 建立合同存档和管理系统
建议企业建立合同电子存档和管理制度，确保合同能够安全、准确地存档和检索。合同存档应该包括电子和纸质两种形式，并设立权限控制，防止合同被篡改或丢失。
（五） 强化合同履约监督机制
建议企业强化合同履约监控机制，例如，在采购合同履行中，如企业为买方，则应重点关注货物接收、验收等，如货物质量存在问题，及时发函，保留相关证据；如企业为卖方，则应重点关注付款节点，及时进行款项催要，避免诉讼时效届满等风险。此外，建立合同履约的考核和激励机制，督促业务人员及时跟进合同履行。
（六） 定期进行复盘和优化
首先，结合企业面临的诉讼案件或其他纠纷，建议企业定期进行合同风险评估，识别和评估可能存在的风险，有针对性地开展合同文本、管理制度的调整工作，不断优化管理体系。其次，针对合同违约、或存纠纷提前进行研判，防范合同违约纠纷，降低企业的损失和风险。最后，加强培训，提升员工的合同管理和风险防范意识，建立合同管理相关的奖惩机制，激励员工执行管理制度，确保制度有效落地。
结语
建立和完善合同管理制度体系是企业提高运营效率、降低运行风险的关键。企业通过明确合同管理责任人和流程，制定统一的合同模板和规范，建立分级合同审批流程，完善合同存档和管理工作，强化合同履约监督机制，以及定期复盘优化制度，可以提高合同管理的有效性、高效性、合规性，从而为企业创造更大的价值和竞争优势，提升企业的可持续发展能力。