企业知识产权管理指南

知识产权是企业在竞争市场中的利剑，是以创新推动持续发展的无形资产。使用“工欲善其事，必先利其器”这句话来形容企业知识产权管理再合适不过了，知识产权如“器”，企业发展是“事”，如何以“器”助“事”，就在于是否做好“器”的管理。
我国知识产权法律制度起步较晚，其发展成长多归因于国外法律制度的移植。国内普通企业的知识产权管理意识也较弱，以至于在近年的中美贸易冲突的环境下，特别是中国企业在应对美国337调查中呈现出的措手不及、败退甚至直接放弃的状态，令人痛心，但也暴露出国内企业在知识产权管理方面非常落后，甚至根本没有知识产权管理。
反观知识产权大国——美国，就如该国前贸易代表罗伯特·佐利克（Robert B. Zoellick）的形容一样：“美国人是世界上的主要创新力量，我们的设想是知识产权是使我们具有竞争力和繁荣发展的一个关键因素。美国十分重视对美国的创造力给予有效的知识产权保护”。显而易见，在这场争端中，美国企业在知识产权领域占尽优势。
自从2013年国家主席习近平提出建设“新丝绸之路经济带”和“21世纪海上丝绸之路”的合作倡议，2015年国家发展改革委、外交部、商务部联合发布了《推动共建丝绸之路经济带和21世纪海上丝绸之路的愿景与行动》（俗称“一带一路”）后，我国企业就在不断地“走出去”，与国外企业角逐，争夺世界市场。
国内市场的企业也毫不示弱，近几年不断涌现各类科技巨头企业，例如无人机、自动驾驶、智能手机、芯片、AI、共享、区块链等新词，足以窥见国内市场的竞争也越来越激烈。
就在不久前，2019年11月24日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于强化知识产权保护的意见》，该文件成为我国知识产权保护工作的纲领性文件。《意见》中提到：编制发布企业知识产权保护指南，制定合同范本、维权流程等操作指引，鼓励企业加强风险防范机制建设，持续优化大众创业万众创新保护环境。
因此，在这种大趋势下，国内企业要想获得长远发展，必须建立与国际接轨的知识产权管理体系，保护企业核心竞争力。
一、《企业知识产权管理规范》GB/T 29490-2013
《企业知识产权管理规范》是我国首部企业知识产权非强制性管理标准，由国家知识产权局起草制定，国家质量监督检验检疫总局（现国家市场监督管理总局）、国家标准化管理委员会批准颁布，于2013年3月1日起实施。
虽然这部标准称不上十全十美，但仍是目前国内指导企业建立科学、系统、合乎规范的知识产权管理体系的唯一标准，近几年也得到了全国各省市的大力推行。
值得期待的是，2017年3月30日，中国提出的首个知识产权管理新国际标准提案《创新管理-知识产权管理指南》获得国际标准化组织创新管理标准化技术委员会（简称“ISO/TC 279”）批准立项，相信在不久的将来，这项由中国参与制定的国际标准，就能够与大家见面。
《企业知识产权管理规范》采用的过程方法为传统的“策划、实施、检查、改进”，简称PDCA。它在“战略导向”、“领导重视”、“全员参与”三大原则的指导下，以知识产权为中心，建立了一套适合各类行业特点、企业发展和合乎法律规范的管理体系。
这套管理体系包含文件要求、管理职责（承诺、方针）、资源管理（人力、基础设施、财务、信息资源等）、实施和运行（立项、研究开发和维护等）、审核和改进几部分，基本覆盖了企业各种职能部门，将全体员工纳入了体系之中，能够做到全面防范企业知识产权风险。
二、体系文件与企业职能部门的知识产权管理职责
企业知识产权管理体系文件是围绕《企业知识产权管理规范》的标准条款来编制的知识产权管理的制度性文件，文件内容符合所有标准条款要求，覆盖企业基本的经营管理活动。不同的辅导机构对标准条款理解的角度可能不一样，由其编制的体系文件的层级、结构也不相同。
例如我们的团队编制的文件一般包含三个层级文件：
一级文件是《知识产权管理手册》，是企业知识产权管理制度的纲领性文件，包含了知识产权管理方针、目标、基本原则和基本制度；
二级文件是各类知识产权管理活动的程序性文件，我们的程序一般共包含了21个知识产权管理活动，每一个管理活动均有其相应的程序性文件，规定了相应活动的职责部门、职责内容、活动流程以及相应的记录表格；
三级文件为记录表格，是在管理手册和程序文件的框架下，企业知识产权工作人员执行知识产权管理活动所做的记录，是企业运行知识产权管理体系的证据，例如在《知识产权维护管理程序》中，包含了各类知识产权的清单（或台账）和维护表格（如商标续展、专利年费清单等），这些表格就称之为记录表格。
广东良马律师事务所在做知识产权管理体系辅导业务时，为企业提供的体系文件一般包括管理手册、21个程序文件，70个记录表格，数量和内容会根据企业的融合情况作出相应的增加、删减，具体清单将在文后附上。
体系文件的实施会依据企业部门不同的职能进行分配。在分配知识产权管理职责时，首先要对企业部门的风险点进行识别，再进行管理职能分配。
企业职能部门常见的知识产权风险和知识产权管理职责如下：
01 劳动人事部门
人事是引发知识产权风险的重灾区，特别是在商业秘密风险和知识产权权属风险两个领域。如果说入职时是企业做好知识产权风险控制的第一道门槛，那么离职时则是企业最后的机会。
在入职环节，例如为了防止商业间谍或避免商业秘密纠纷，劳动人事部门要对新入职的员工进行知识产权背景调查，调查其在上一家公司的工作内容、其是否对原公司存在竞业限制的义务和保密义务；
在离职环节，为了避免与员工产生知识产权权属的争议，劳动人事部门在员工离职时与其签订知识产权协议，告知和确认其在工作期间产生的工作成果的归属，同时还需要注意，对涉及核心知识产权的离职员工，应签署并执行竞业限制协议。
劳动人事部门还需要肩负起员工教育培训的职责，建立起企业知识产权文化，提高员工对知识产权的保护意识，提醒员工侵犯知识产权的相关法律风险。
02 研发部门
研发部门的工作主要发生在立项和研究开发阶段，该部门容易发生重复研究和侵权风险。
立项是开展研发项目的第一步，立项前要对项目进行检索调查，分析该项目核心技术涉及的所有的知识产权信息，如专利数量、专利地域分布、专利权人的信息等；在填写立项报告时，对专利文献和科技文献进行检索，分析竞争对手的知识产权状况。
研究开发阶段也需要技术发展状况、市场信息进行调研分析，以便及时调整研发方向、策略、内容和计划，避免重复研究而浪费企业资源，也可以避免侵权风险。研发部门还有一个重要的工作是及时确认研发成果，做好知识产权规划，确认知识产权归属，适时形成知识产权。
03 采购部门
采购部门的知识产权风险点主要来源于两点，一是采购产品、元件的侵权风险，二是在定制开发采购活动中因约定不明导致知识产权流失或违约风险。
采购是企业基础的经营活动之一，特别是生产制造型企业，采购属于生产的环节之一，一旦采购产品进入生产流程后发生侵权事件，则损失不可估量。
采购部门在与供应商签订采购合同特别是定制开发型的采购合同时，应对合同的知识产权条款进行审查，确定知识产权许可使用范围、权属、保密责任、侵权责任等。
另一项重要的工作是对供应商的资质进行审查，审查供应商的知识产权状况，审查供应商是否拥有自主或合法授权的权利，审查供应商的的知识产权历史，如是否存在过知识产权诉讼。另外，采购部门还要注意做好保密工作，对特殊、专有供应商的信息进行保密。
04 财务部门
财务部门主要的工作是做好知识产权管理的财务资源支撑。例如做好知识产权预算，保障知识产权工作的正常进行。
知识产权经常性的预算科目包含知识产权申请、注册、登记、转让、维持，知识产权管理机构的运行费用，用于知识产权激励的费用，有条件的企业还可以设立知识产权风险基金。
其他部门如销售部门、生产部门、法务部门等，均有相应的知识产权管理职责。例如销售部门应在展会和广告活动中避免知识产权风险，也要做好新产品上市前的知识产权风险评估；生产部门则应及时对生产工艺改造成果进行确认，形成知识产权，在委托加工、贴牌加工的活动中，应在生产合同中明确知识产权许可范围、知识产权权属和违约、侵权责任分配。
三、如何建立符合《企业知识产权管理体系》标准的管理体系
在着手建立符合标准的管理体系之前，企业必须做到以下几点：
STEP1
树立战略观，将企业知识产权管理纳入战略规划。
STEP2
积极发挥领导者的决策作用，对知识产权管理工作负责。
STEP3
建立知识产权管理文化，激发员工的积极性和创造性。
以上三点也是三大原则展开的含义，是企业建立知识产权管理制度的指导原则。
九层之台，起于垒土；千里之行，始于足下。
企业要建立一套符合自身发展的知识产权管理体系，一般遵循以下流程：
01 寻找合适的合作辅导机构，配合辅导机构做好前期调查和启动准备。
企业建立知识产权管理体系的工作，我们一般简称为“知识产权贯标”。
知识产权管理体系不但需要合乎标准条款、合乎法律，其最终目的是符合企业发展，做到适宜性、具有可操作性。
每个企业因其所处行业不同，经营活动不同，所拥有的知识产权资源不同，管理需求便也不同。建立企业知识产权管理体系是一个复杂且庞大的工程，且在普遍适用的基础上，建立一套符合特定企业管理特点的管理体系，对企业来说，与专业辅导机构合作，是我们建议的最好选择。
目前国内企业向主管单位申报这项业务相关资助或填写备案时，一般会要求填写辅导机构信息。知识产权辅导机构一般从有知识产权贯标业务的专业法律服务机构中选取。例如有此类服务的律师事务所或知识产权代理机构，他们往往在知识产权诉讼中有丰富的经验，深谙企业知识产权管理的一些薄弱点和痛点，因此在处理此类知识产权非诉业务时，能够提供在实践中总结的具有建设性、长远性的建议。
专业的知识产权辅导机构一般会为企业做一个经营情况和知识产权状况的基本调查，并要求企业提供一定的文件资料，进行查缺补漏、发现问题，为企业的知识产权管理体系进行布局。
例如可以用《调查表》的形式，向企业做一个问卷式的调查，内容涉及企业的组织架构、基本业务内容、涉及的生产经营活动内容和范围和现有的知识产权资源。
辅导机构在掌握了这些信息后，接下来会编制属于该企业的知识产权管理体系文件，与企业的对接人进行沟通，确定知识产权管理方针、目标，在企业现有的组织架构上，指定相关管理人员，将相关知识产权管理工作分配下去。以上都是企业启动知识产权管理体系前的准备工作。
02 启动体系，开展相关培训。
知识产权管理体系需要全体员工参与，其启动有必要向员工传达，并要求员工学习、认识和理解体系，以及体系的内容。体系启动的方式一般采用召开会议的形式，通常称之为启动大会。
必要的参与人员一般包含企业的管理者或管理者代表，以及各业务部门的知识产权负责人员或其代表。
启动大会的内容主要是普及企业知识产权管理体系的含义和内容，传达企业的知识产权方针、目标，解答相关疑问。会后对管理者或管理者代表以及各业务部门知识产权工作人员进行体系内容、职责、方法的培训，确保体系启动之后，企业主要知识产权管理人员能够顺畅的参与企业知识产权管理。
03 试运行，定期进行内部审核并改进。
一个好的企业知识产权管理体系，必须符合企业的经营管理特征，符合企业发展方向，简而言之就是适宜性和可操作性。在体系试运行的过程中，不断循环“发现问题，解决问题”的流程，并在运行一段时间内，企业内部对过去几个月运行的情况进行汇总、报告，并提出改进措施，验证改进情况。
试运行是指企业知识产权管理人员开始依据体系文件的要求，开展相关管理活动并对活动进行记录。其目的在于检验知识产权管理体系是否符合知识产权管理规范的有关要求，检验是否符合企业经营发展（适宜性），发现知识产权管理活动中存在的问题。试运行阶段的时长，我们建议一般3个月以上1年以内。
在此期间，企业知识产权工作人员在各自的管理活动内，依据管理手册和程序文件中规定的分工职责、流程、标准要求，对相关活动进行记录，并保存记录文件。
例如上文提到的《知识产权维护管理程序》中对专利的维护，要求相应知识产权管理人员编制专利清单，实施动态管理，依据企业专利获取情况进行更新；再如在《立项及研究开发活动管理程序》中，相应的知识产权管理人员被要求填写《立项知识产权分析调查表》，对立项项目的知识产权风险进行分析。
由此也可看出，建立企业知识产权管理体系不仅对企业知识产权工作人员自身专业背景、知识素质有一定要求，还要求其对整个标准有充分的理解。
内审是指企业对过去一段时间内体系运行的情况做一个评价，并对发现的问题进行分析改进。其目的在于确保企业的知识产权管理体系符合标准要求，同时也要适应于企业经营管理活动（适宜性）。
组织一次内审一般需要花费1-2天的时间，由相应职能部门组织，确定审核人员，并制定审核计划。
审核方式包括文件审核、现场询问等，审核主要依据《企业知识产权管理规范》的标准条款和程序文件，查看相应完成的记录表格，检查知识产权工作人员是否如实、正确的记录知识产权管理事项。审核过程中，审核员会对一些问题进行询问，并记录检查情况和发现的问题，以报告的形式传达给相应职责人员，要求分析原因并提出改进措施。
04 认证审核与监督审核
企业在依据《知识产权管理规范》建立知识产权管理体系后，一般会选择向第三方认证机构申请，要求对管理体系进行审核并颁发相应证书。
认证审核是由国家认监委批准的认证机构组织实施，并分配专业的知识产权审核老师进行审核，虽然形式与上文中描述的内部审核内容类似，但更加严格，且独立。外部审核保障了企业知识产权管理的实施质量，通过专业审核老师的审核，也能为企业的知识产权管理提供更科学、专业的建议。
监督审核是指企业在通过首次认证以后（认证审核），需要每年进行一次监督审核，检查上一年度知识产权管理体系的运行情况。
企业如获得知识产权贯标认证证书，可向政府单位申请相关补贴或申报相关项目，各地区政策不一，在此不述。
目前依据《企业知识产权管理规范》建立起来的企业知识产权管理体系，基本能够满足一般企业的知识产权管理需求。企业也可以根据自身情况在符合标准的情况下制定出更完备的知识产权管理规范，我国的企业，特别是科技型企业，应尽早建立知识产权管理体系，树立知识产权战略观念，做好规划，让知识产权为企业长远发展保驾护航！
本文已收录在由中共深圳市委全面依法治市委员会办公室、深圳市司法局、深圳市律师协会编制的《民营企业合规与法律风险防控读本》。
附广东良马律师事务所企业知识产权管理体系文件清单,仅供参考：