企业知识产权管理中的信息资源控制

信息资源是企业经营过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及到企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。因此，对于企业来说，收集、利用、管理好各项信息，不仅可以在更高的研发起点进行创新，还可以及时了解本行业、本技术领域及竞争对手的技术发展，把握自身的竞争优势，同时还可以避免陷入知识产权纠纷。
一、企业知识产权管理中信息资源控制的内容
从《企业知识产权管理规范（GB/T29490-2013）》（以下简称“标准”）中的内容来看：
其一，企业知识产权管理中的信息资源控制是贯穿企业的全过程。该规范的6.4条款直接以“信息资源”为标题，明确了企业在信息资源控制中应达到的要求，信息资源的控制对企业知识产权管理的重要性可见一斑。然而，该条款的内容并非企业在知识产权管理中对信息资源控制的全貌，其他关于企业信息资源控制的内容则是分散在具体的业务管理环节中，与6.4条款相互补充和衔接。如：8.1a) 分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等。
其二，就企业在知识产权管理中的信息资源而言，包括内部信息和外部信息。内部信息既涵盖企业自身专利、商标、著作权相关的知识产权信息，也包括了企业内部经营管理中与知识产权管理相关的其他信息；常见的外部信息则主要体现在国家及地方的法律法规政策、国内外各类数据库记载的技术发展信息、同行业竞争对手的产品及技术信息等。
由此，企业知识产权管理中信息资源控制的内容，即在企业生产经营管理的全过程，对企业的内部信息和外部信息进行收集、分类筛选，并加以利用。
二、企业知识产权管理中内部信息资源的控制
（一）及时获取内部信息资源
为更好地服务于企业生产经营管理决策，企业管理人员应建立信息收集渠道，及时获取相应的内部信息资源。
就企业拥有的专利、商标、著作权等各种类型的知识产权信息而言，应建立固定的收集渠道，如商标专利官方公告、国家或地方知识产权管理部门网站、专业的专利数据库等。
就企业内部信息的收集而言，应建立企业内部的信息沟通制度。由于企业实际的经营运作都是以各管理级和业务部门相互协作的形式，因此本部门常常难以及时有效地获取其他部门的信息资源。然而信息资源在企业内部进行有目的地传递，对贯彻落实企业发展战略、执行企业全面预算、识别企业生产经营活动中的风险具有重要作用。为了保障内部信息资源在企业各部门之间有效的传递和利用，企业在知识产权管理中应指定专人负责统筹协调，并通过建立工作群组的方式，以便内部信息及时地在各部门之间传递。同时，企业还可以通过召开会议、编制发布内部报告的形式，让各部门管理人员及时获取企业的内部信息资源。这也正是标准条款中设置“5.4.3 内部沟通”、“5.5 管理评审”、“9.2内部审核”的应有之义。
（二）适时维护内部信息资源
对及时获取的内部信息资源，企业应进行分析，并适时维护，这主要体现在对企业的知识产权信息的维护方面（标准条款“7.2 维护”）。企业的专利、商标、著作权等知识产权信息的状态处于动态的变化之中，因此企业应当建立知识产权分类管理档案，对各类知识产权信息进行及时更新和评估，明确各知识产权目前的法律状态。
（三）合理保护内部信息资源
内部信息资源对企业至关重要，不仅体现了企业在一定阶段的发展战略和规划，更具有极大的经济价值。企业知识产权管理实践中发生内部信息资源外泄的事件层出不穷。因此，内部信息资源的保护在企业知识产权管理中至关重要。该内容也集中体现在标准条款“7.6 保密”。
“7.6 保密应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
a) 明确涉密人员，设定保密等级和接触权限；
b) 明确可能造成知识产权流失的设备，规定使用目的、人员和方式；
c) 明确涉密信息，规定保密等级、期限和转递、保存及销毁的要求；
d) 明确涉密区域，规定客户及参访人员活动范围等。
从该条款的c项实施要求可以发现：
第一，企业在进行内部信息资源控制中，应进行信息分类，明确涉密信息的范围和保密等级。原因在于，企业的内部信息内容繁杂，不分青红皂白采取同种保护方式，不仅工作量巨大，且不符合企业实际。确定涉密信息的范围，并采取相应的措施进行保护，既符合企业实际，又能起到良好的作用，即使发生重要内部信息资源外泄而产生诉讼，也会成为法院认定企业是否构成商业秘密权人的关键因素。
涉密信息范围的确定，应充分考虑企业的实际以及该信息对企业的商业价值。包括但不限于：技术信息和经营管理信息。具体是指包括但不限于：技术，工艺，设计，配方，制作方法，研发计划、进度及结果，软件程序，销售和服务信息，客户信息，营销计划与策略，采购与货源信息，招投标信息，财务信息，人事薪资信息等。同时，根据泄露信息将使企业遭受损害的严重程度，应对涉密信息进行分级管理。如：泄露会使公司利益遭受严重损害的涉密信息，涉密等级为“机密”泄露会使公司利益遭受特别严重损害的涉密信息，涉密等级为“绝密”。当然在企业知识产权管理实践中，企业应将涉密等级为机密、绝密的具体信息以文件的形式加以明确，以便于执行。
第二，明确涉密信息管理和保存的职责部门。对于涉密信息的保存可以确定专门的部门进行统一管理。但是，涉密信息散落在各个业务部门，若完全由专门的部门进行统一管理，其他业务部门的工作将因受到限制而难以开展。因此，对于涉密信息的保存，笔者建议在确定一个归口部门进行统筹管理的基础上，由各部门确定专门的负责人保存和管理自己部门的涉密信息。
第三，制定涉密信息的传递流程。企业经营管理实际中，不可避免地涉及涉密信息的流转。如：纸质文档类涉密信息需要查阅、复制、摘抄、借出密级文件的，应由企业规定权限的负责人进行审核批准，并在涉密文件的指定保管部门和地点进行，并填写《密级档案借阅记录表》，以便日后可追溯。电子文档类涉密信息可以明确具体的传递途径及所需采用的加密处理措施。
第四，明确涉密信息的期限和销毁要求。随着时间的推移，企业内部与外部的环境都将发生变化，并非所有的涉密信息都永久具有商业价值。以某项技术信息为例，或许其在现阶段对企业具有巨大的商业价值，若随着技术的发展，该技术已失去了其在市场的竞争优势而被其他更先进的技术取而代之，企业再花费大量的精力去保护该信息显然没有必要。同时，对于已无再保存必要的涉密信息应采取恰当的措施进行销毁。即使是无保存必要的涉密信息，但终究体现了一个企业某一阶段甚至企业整体发展的路径。为了避免竞争对手从中获取任何关于企业经营发展的有效信息，对于纸质类型的涉密文件，可以规定采用碎纸机的方式进行销毁；对于电子版类型的涉密文件，则可以规定进行格式化和采用物理或化学的方法彻底销毁其储存介质。
除此之外，标准条款7.6的其他项规定实质是从不同角度出发，其目的终究是为了更好地实现对涉密信息的控制，以防其外泄。因此，企业在涉密信息的控制中还应从涉密人员的管理、涉密设备的管理及涉密区域的管理入手。
明确企业涉密人员，并设定其保密等级和接触权限，可以将涉密信息有效地控制在一定范围的人员中。既降低了涉密信息外泄的风险，又为发生涉密信息外泄后的调查提供了便利。
对于涉密设备，由于其承载着涉密信息，因此应对设备的使用目的、人员和方式进行规定。以企业某研发总监的电脑为例，该电脑由于涉及大量的研发技术信息，应属于涉密设备。对于该设备，原则上仅由该研发总监使用，他人未经批准无权使用和查阅该电脑。即使是该研发总监使用，应规定该研发总监只能将其用于办公目的所使用，以避免其在其他使用过程中出现的计算机系统风险。同时，该电脑可以通过设置开机密码，明确开机密码知晓的人员范围，进一步对该设备中的涉密信息进行保护。甚至可以采取动态开机密码的形式，在一定期限内对开机密码进行更换。
涉密区域的划分，将外来人员接触企业内部涉密信息的可能性大大减低。因此，企业在明确涉密区域后，应在涉密区域张贴相应的标识以提示外来人员，同时还应就涉密区域采取对来访人员进行身份登记、专人陪同参观、安装摄像等保密措施加以保护。
值得一提的是，涉密信息的管理并非静止，而应实现动态的管理。一方面由于涉密信息的商业价值是动态的，另一方面，涉密人员的流动也是动态的。因此，对涉密信息的管理应根据企业实际实时调整。此外，对于某些特殊企业可能涉及国家秘密范围的，必须依法按照国家秘密的相关规定进行保护和管理。
最后，内部信息资源在对外发布前，应进行相应的审批(标准条款6.4c)。也就是说，任何部门在对外发布企业内部信息资源前，均应经过审核批准。典型的如销售部门，对外发布新产品、参加商业活动以及在公司官网或官方微信公众号发布内部信息资源等均需要在发布前进行知识产权风险的审核和批准。
企业内部信息资源由企业自身掌控，因此其控制难度相对较低。与之相较，外部信息资源的控制则明显不易。但是，在日益加剧得市场竞争中，企业只有及时获取外界的信息资源并加以利用，才能获得持续生存和发展。
笔者将企业知识产权管理中的外部信息资源分为技术信息资源与法律法规及政策信息资源两大类：
三、企业知识产权管理中外部信息资源的控制
（一）技术信息资源的控制
首先，对于该类别的信息资源，与内部信息资源一样，应建立固定的信息收集渠道。除了内部信息资源控制中所提到的收集渠道，行业门户网站、竞争对手或合作伙伴的官方网站及微信公众号等均可成为企业收集外部信息资源的渠道。
其次，应对所收集的外部信息资源进行分类筛选和加工，并加以利用（标准条款6.4b）。收集信息的目的在于作为企业竞争或决策的依据，为了确保所收集信息的准确性，应对收集所得的外部信息资源进行核实，以明辨真伪和确保来源可靠。同时需要分门别类、按照不同的分析统计方法进行加工，加工成有用的、企业一般人员能够看明白的信息。比如在研究某个竞争对手的专利布局中，应根据不同的维度（如技术领域、申请时间、申请地域等）对其专利申请进行统计和分析，明确专利布局策略。若发现企业正在研发的产品落入对方某项刚授权的专利保护范围，最好做出详细的技术特征比对分析，以便不熟悉专利和技术的领导和他人能一目了然。
最后，该类别的信息资源控制贯穿企业经营的多个环节。具体表现在：
1、立项及研究开发
企业在立项阶段为了获得技术上的支持和项目可行性的判定，研发部门应对该项目所涉及的知识产权信息进行收集和分析，并明确潜在的合作伙伴和竞争对手（标准条款8.1a、8.1b）。研究开发过程中，由于专利等信息公开的滞后性，研发部门应适时对该项目所涉及的技术发展状况、知识产权状况、竞争对手状况等信息进行跟踪监控，以确定研发策略是否需要调整，进而避免侵权（标准条款8.2a、8.2b、8.2c）。
2、采购过程
为了避免因采购到知识产权侵权产品给企业带来不利，企业在采购过程中，应当对来自外部的供应商资质及所提供产品的知识产权信息进行收集和审查（标准条款8.3a）。
3、销售和售后
在销售和售后阶段，由于销售部门身处市场一线，对市场的情况也最为熟悉，往往具有敏锐的眼光。因此，应充分利用自身优势，收集外部信息，实现对企业相关知识产权被侵权情况的有效跟踪和监控（标准条款8.5c）。
（二）法律法规及政策信息资元的控制源
企业的经营活动应符合国家及地区的法律法规及政策，因此，企业应及时识别、获取、更新适用于公司的法律法规及其他要求。更详细地，企业应确定负责识别该类信息资源的职责部门，并建立获取渠道，如：国家、地方政府及知识产权部门网站、图书馆、报刊等。识别法律法规及政策信息资源的内容包括：国家有关知识产权管理方面的法律法规，国务院颁布的有关条例和实施细则及各部、委、局颁布的规范、规章制度，企业经营所涉及的地方各级人大、人民政府有关知识产权管理方面的法规，我国签署的有关国际公约，目标销售国家和地区的相关知识产权法律法规。最后，对收集的法律法规文件应进行汇总形成《法律法规文件清单》，定期进行更新，并将法律法规文本通过微信群、QQ群或其他公司公共网络平台有效传达给员工。