企业知识产权管理体系的建立

企业知识产权管理是一项系统工程，涉及专利、商标、著作权、商业秘密等各类知识产权，贯穿企业研发、生产、销售、采购、行政人事、投资并购、上市等各种环节。如此浩大专业的工程，令不少有意提升自身知识产权管理的企业望而却步。
今天，小编将结合《企业知识产权管理规范》（GB/T29490-2013）（以下简称“标准”）为企业如何构建知识产权管理体系提供思路。
一、 知识产权方针的确立
想必做过ISO9001质量管理体系的企业都知道质量方针，类似的，知识产权管理体系中也存在知识产权方针。也许，不少企业会觉得方针这类东西只是喊喊口号而已，并无实质的意义。然而，事实并非如此。
就知识产权方针的定义，标准中的条款3.6给出了解释，即知识产权工作的宗旨和方向。由此可见，企业知识产权管理中所涉及的其他要素都应该以知识产权方针为导向，更详细地，知识产权目标的制定、知识产权管理组织机构的设置、知识产权管理文件的编制及知识产权管理过程中的记录都是知识产权方针的体现和具体化。
那么，什么样的知识产权方针算得上是合理的？标准条款5.2中也给出了具体要求，小编认为较为重要的有以下几点：
1、符合相关法律和政策的要求
如果方针的内容不具备合法性，企业以此为依据建立的知识产权管理体系也将存在极大的法律风险。
2、与企业的经营发展相适应
也就是说，知识产权方针的拟定需要结合企业的实际需求。企业经营业务类型的不同、规模的不同、对自身未来发展的规划不同、所处发展阶段的不同，必然导致企业实际需求的差异。比如：对初创型企业而言，其需求可能侧重于知识产权量的获取以及自身品牌的树立方面。
因此，在选择知识产权方针时，倾向于选择类似“加大创新力度，树立品牌文化”反映目前需求的知识产权方针；对发展中的企业，除了要保持一定的知识产权产出量，同时还需要对已有的知识产权进行规范的管理。
因此，可以选择类似“科学管理知识产权，激发自主创新活力”作为知识产权方针；对成熟型企业，其在知识产权方面发展相对完善，更大的需求在于如何有效地运营知识产权，提升自身知识产权的价值。
那么，在知识产权方针的选择上，可以选择类似“完善知识产权管理，用知识产权创造价值”的知识产权方针。当然，此处举例仅仅是为了提供一种思路，目的在于告诉企业在拟定知识产权方针时，应全面审视自身的实际需求。
3、方针能在企业内部有效运行，并为全体员工所理解
员工作为知识产权管理体系中的实际执行者，若对制定的知识产权方针难以理解，该方针便成了无源之水，不仅无法在企业内部有效运行，更不能为企业的知识产权管理带来实效。因此，在确立知识产权方针时，最好选用易于理解且语言简练的语句。
4、对方针的持续适宜性进行评审
企业知识产权的管理是一个动态的过程，企业的内部环境与企业面临的外部环境都处于不断地变化之中。只有持续对方针进行适宜性评审，才能确保知识产权的管理不会偏离企业的实际经营。
二、知识产权目标的设定
一般地，知识产权目标按时间可以分为：短期目标、中期目标、长期目标；按层次还可分为：知识产权总目标、各部门知识产权目标、甚至个人目标。在设定知识产权目标时值得注意的是：
1、与知识产权方针保持一致
标准条款5.3.2b）中明确了知识产权目标与知识产权方针保持一致。原因在于，知识产权方针为知识产权目标提供了制定和评审的框架。因此，目标应建立在方针的基础之上。
事实上，制定知识产权目标时，可以采用以知识产权方针引出的方法，即在充分理解知识产权方针的基础上，将具体目标引出来，如：知识产权方针为“加大创新力度，树立品牌文化”，可以导出在一定时期内申请的专利、商标需达到一定数量；知识产权方针是“科学管理知识产权，激发自主创新活力”，可以导出在一定时期内建立系统的知识产权管理体系以及申请的知识产权量比企业上一时期有所提高，等等。
2、结合企业现状和未来需求
制定知识产权目标不能好高骛远，经过努力也无法达到，也不能制定轻松实现的目标，这样的目标都没有激励作用。正所谓“谋其上，得其中；谋其中，得其下”。有效的知识产权目标将不断激励员工的积极性和创造性，实现增值效果。
3、知识产权目标的周期应适宜
知识产权目标按时间可分为：短期目标、中期目标、长期目标。过于短期的目标不具有前瞻性，无法为企业的发展提供有益的效果；过于长期的目标，将随着企业内部与外部环境的巨大变化而不合时宜。此外，过于长期的目标在激励方面所起的作用也将大打折扣。
我们在辅导企业知识产权贯标的实践中，一般建议企业制定知识产权目标总周期为三年。一方面，知识产权贯标认证后取得的证书有效期为三年；另一方面，三年的周期，企业内部和外部环境的变化相对影响不大，且可以预期，能起到较好的激励作用。任何目标的完成都不是一蹴而就，除了目标的总周期为三年，一般实践中也会建议企业再分解制定每一年的知识产权目标并进行考核。
4、目标尽可能量化
标准条款5.3.2a）中对知识产权目标的要求中就明确了目标应形成文件并且可以考核，这就要求知识产权的目标应尽可能量化。量化的目标设置了特定的数值，可以通过检验、计算等方法得到量值，再将其与设定的数值进行比较，以确定目标实现的程度。比如，研发部门知识产权申请量、销售部门对市场产品进行跟踪的频次都可以采用量化的方式。然而，对某些目标的要求只能采取定性的方式，例如：财务部应保障知识产权的各项经费及奖励的及时发放。
5、目标可以进行分解
所谓“目标”，最初是起源于行为科学中的“激励理论”，但它又借助系统理论向前发展。按照现代管理学系统论的观点，一个企业是一个目的性系统，它又包括若干个带有目的性的子系统，子系统又包括若干个带有目的性的子子系统。
以系统论思想作为指导分析知识产权目标，即从实现企业总的知识产权目标为出发，去协调企业各个部门乃至每个人的活动，就是知识产权目标的核心思想。因此，知识产权目标最好能分解落实到各部门和人员，才能使知识产权目标更具有操作性。
三、知识产权管理组织机构的设置
为保障知识产权管理工作的有效性，合理的机构设置必不可少。标准条款5.4.2专门对机构的要求进行了明确：
a) 制定企业知识产权发展规划；
b) 建立知识产权管理绩效评价体系；
c) 参与监督和考核其他相关管理机构；
d) 负责企业知识产权的日常管理工作。
其他管理机构负责落实与本机构相关的知识产权工作。
根据该要求，常见的企业知识产权管理机构的设置模式有以下几种类型：
1、集团企业管理模式
企业集团大部分为产业发展多元化且具有一定规模的大型企业。针对该类企业知识产权保护客体的广泛性、复杂性，企业集团应建立一套完整的知识产权管理体系。
机构设置上，一般在集团总部成立独立的知识产权管理委员会。由集团副总经理亲自挂帅全权负责企业知识产权方面各项事务。委员会由集团副总经理、法律顾问、集团办公室主任、各产业块经理与办公室负责人等5人以上组成。
在知识产权管理委员会的指导下，由这些部门和个人将知识产权方面的工作落实到位。同时，这些部门会将在知识产权管理中出现的状况反馈给知识产权管理委员会。对于各类知识产权法律法规、政策的收集，一般由知识产权管理委员会协同各知识产权行政管理机构完成。
2、产业单一的中型企业模式
对于产业单一、规模不大的中型企业，也应当建立独立的知识产权部。该部门由主管技术与法律事物的副总经理负责，下设技术室、商标室、法律室、信息室。各负责人作为联络员由副总经理定期召集开会，研究、协调各职能部门的工作，以及制订企业知识产权的产业策略、经营方针，从而开成一种网络型的管理模式。
3、小型高新技术企业管理模式
这种企业具有规模小、技术含量高、机构精简的特点，因此知识产权管理机构的设置一般采用选择重点，全面协调的方式。简言之，知识产权管理部门不独立设置，而与本企业的知识产权总工程师办公室或科技管理部门相结合，并安排专职的人员，负责专利、商标、著作权、商业秘密等各类知识产权管理工作，并直接由企业中主管知识产权的人员领导。
在贯标实践中，我们一般建议企业采用第三种方式，即不单独设立知识产权管理部门。原因在于，一方面，大部分企业都属于中小型企业，人力资源的配备上难以与集团企业、跨国企业相提并论；另一方面，大部分企业本身的组织架构中极少单独设立知识产权部。因此，不单独设立知识产权管理部门，是符合大部分企业的实际，也能提高知识产权管理体系运行的效率。
四、知识产权管理文件的编制
企业开展知识产权管理活动的基础是知识产权管理制度，因此文件化的知识产权管理制度也是建立知识产权管理体系的重要组成部分。
1、知识产权管理文件编制的基本原则
（1）合法性
即企业所制定的知识产权管理文件需要符合国家、部门及地方的知识产权法律法规及相关政策的要求，还应符合国际知识产权基本制度及通行规则。该原则在标准中的引言部分也有所体现，企业实施本标准应考虑以下因素：0.4a）经济和社会发展状况，法律和政策要求。可见，企业知识产权管理文件的编制需要遵循合法性原则。
（2）系统性
知识产权管理体系本身作为一项系统的工程，其管理制度当然也应具备系统性。其体现在企业编制的知识产权管理文件应当能覆盖企业知识产权管理活动的全过程和各个环节。
（3）针对性
知识产权管理文件是规范企业知识产权管理流程的依据，其编制应具备针对性。除了以知识产权方针和目标为导向，知识产权管理文件应与企业的规模、管理体制机制、行业性质及知识产权活动规律和特点等实际需求相适应。
（4）强制性
有制度不执行，再好的制度也等于零。知识产权管理文件的强制性要求文件中明确的各工作流程和规范，全员必须遵守并执行。标准条款4.2.2a)通过要求知识产权管理文件发布及修订前需经过审核、批准，赋予了知识产权管理文件的强制性。
（5）可执行性
标准中对企业知识产权管理文件具有可执行性主要体现在条款4.2.2b）中：文件中的相关要求明确。简言之，企业知识产权管理文件的要求应当具体明确，便于执行。采用诸如“定期或不定期”等表述不明方式，即不符合可执行性的要求。
2、知识产权管理文件的内容
依据知识产权管理文件的各项基本原则，可以大致推断出知识产权管理体系文件的内容，主要包括：对企业立项、研发、生产、销售、采购、行政人事、投资并购、上市等各环节的流程进行规定，明确各环节的责任部门、工作流程、知识产权的申请、运用、保护等。而标准条款的4.2.1对知识产权管理体系文件的内容则有更为详细的要求：a)知识产权方针和目标；b)知识产权手册；c)本标准要求形成文件的程序和记录。
（1） 知识产权方针和目标
由于前面已详细论述，此处不再赘述。标准条款之所以将其放在体系文件中，主要是为了强调知识产权方针和目标的文件化，也有利于员工在企业知识产权管理工作中贯彻执行。它的文件化可以单独发布实施，也可以由最高管理者审批后编制在知识产权手册中一起发布实施。
（2） 知识产权手册
知识产权手册是企业知识产权管理活动的法规性、纲领性文件，它的颁布和实施，标志着公司各项知识产权管理活动纳入了标准化、程序化、规范化的轨道，同时也促进公司知识产权管理工作系统地整体优化。因此，知识产权手册的编制除了满足标准条款4.2.3的要求：
a) 知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
b) 知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；
c) 知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。另外，还应对手册编制的背景、适用范围及相关术语进行明确。
（3） 标准要求形成文件的程序和记录
程序文件是知识产权管理活动中的具体流程规定，员工在执行过程中，通过该文件可以直接明确自己应该做什么、如何做。
虽然标准中只有4.2.4、5.3.3、6.4、7.1、7.2、7.3.1、7.4.1、7.4.2、7.6、9.2条款明确了必须编制程序文件的要求，但在编制程序文件时，仅仅只有这几项程序文件显然是不够的，应根据需求编制相应的程序文件。
记录文件是知识产权管理体系运行的证据，也是检验知识产权管理体系在企业是否得到有效运行的依据。标准条款4.2.4b）要求建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行。
因此，在编制记录文件时，应结合标准条款的各项要求以及手册、程序文件中的规定。